По жанру и стилю письма-напоминания — это информационные сообщения. Основная цель этих посланий — напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить. Советы, как правильно составить письмо-напоминание, образцы готовых писем и типовые фразы-клише для них вы найдете в материалах статьи.
Письмо-напоминание: что это такое и для чего оно нужно
Письмо-напоминание — это сообщение, цель которого побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности.
По жанру и стилю письма-напоминания — это информационные сообщения. Причин написать такое сообщение может быть несколько:
- одна из сторон не соблюдает условия прежних договоренностей и нарушает нормы законодательства. Общение по телефону или личное общение игнорируется. В связи с этим невозможно обсудить создавшееся положение и найти разумный компромисс;
- приближается срок оплаты или поставки товара. Напоминание отправляют, если у одной из сторон возникает опасение, что другая сторона может сорвать сроки или вовсе не выполнить условий договора;
- нужно сообщить о мерах, которые повлекут за собой невыполнение одной из сторон взятых обязательств;
- коммуникация между партнерами строится исключительно на основе письменного взаимодействия без телефонных и личных контактов. В таких ситуациях письма-напоминания — неотъемлемая часть письменного общения.
Часто в письмах-напоминаниях есть и дополнительные сведения, которые ранее адресату не сообщали. Например, ссылка на документ, в котором содержится информация о правах и обязанностях сторон.
Письмо-напоминание о выполнении условий договора и сотрудничестве: образец
Конструктор деловых писем
Важно не только грамотно составить и оформить деловое письмо, но и правильно выбрать его вид и разновидность. Для чего это нужно? По разным деловым поводам составляют разные письма: если гарантируют оплату – гарантийное письмо, отправляют информацию – письмо-сообщение, высылают документы – сопроводительное и т. д. У каждого из этих писем свои особенности и структура текста. Воспользуйтесь нашей уникальной таблицей-шпаргалкой, чтобы грамотно и быстро составить любое деловое письмо в разных ситуациях. В ней мы собрали самые основные разновидности деловых писем.Пример структуры письма-напоминания
Традиционно письмо напоминание содержит две части. В первой части излагают причины, по которым одна и сторон вынуждена обратиться к другой. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать в этой части письма-напоминания:
- Считаем необходимым Вас уведомить;
- Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям;
- Обращаем ваше внимание;
- По причине задержки оплаты;
- Настоящее письмо имеет целью;
- Вынуждены Вас предупредить;
- Напоминаем о сроках.
Здесь же нужно привести данные о размере задолженности, напомнить о сроках оплаты или поставки товара, выполнения услуг, обязательств.
Образец первой части письма-напоминания об условиях акции
Вторая часть содержит изложение требований автора послания и напоминание об обязательствах получателя. Здесь же можно сообщить о возможности применения санкций. Стандартные фразы-клише, которые вы можете использовать во второй части:
- Настаиваем на получении;
- Требуем немедленно принять меры до (указывается дата);
- Настоятельно просим выполнить взятые на себя обязательства;
- В заключение выражаем надежду на…
- В заключение хотим напомнить Вам о...
Пример второй части письма-напоминания о задолженности
Повторное письмо-напоминание
Стандартное развитие событий предполагает, что реакцией на сообщение с напоминанием должен стать официальный ответ. Но иногда бывает так, что отправитель не получает никакого ответа на свой запрос и действий по разрешению конфликтной ситуации со стороны ответчика не следует. В такой ситуации возникает необходимость в повторной отправки сообщения. Это послание должно содержать ссылку на документ, отосланный ранее, а также ссылку на первоначальный договор между сторонами. Сюда опять стоит включить пожелания или требования к стороне, а также упомянуть возможные санкции. Если реакции со стороны ответчика не последует и на этот раз, то возникнет необходимость в составлении третьего послания. Оно уже будем иметь жанр предупреждения о намерении автора послания дать ход введению упомянутых ранее санкций.
Как составить письмо-напоминание: образец
Письма-напоминания оформляют стандартным образом: на листе формата А4 или фирменном бланке компании. Кроме самого текста, в письме обязательно нужно указать дату, регистрационный номер и реквизиты обеих сторон.
Обратите внимание!
Реквизиты бланка письма по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 следующие: герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); товарный знак (знак обслуживания); наименование организации – автора документа; наименование структурного подразделения – автора документа; наименование должности лица – автора документа; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; адресат.
Образец бланка для письма-напоминания
Скачайте больше бланков в журнале
В целом, стиль изложения данного вида послания должен быть нейтральным, не содержать эмоционально-окрашенной лексики, оскорблений и угроз. Придерживайтесь официально-делового стиля, такого же, как и при составлении других писем. Даже если напоминание содержит предупреждение, это не должно выглядеть как угроза. Допустимо упоминание о возможности применения санкций, но не более.
Сначала укажите отправителя: официальное название организации, юридический адрес, телефон. После пишите получателя: здесь уже кроме официального наименования организации нужно указать конкретное лицо, к которому осуществляется обращение, его должность, инициалы и фамилия. Далее поставьте дату, когда составили документ, укажите регистрационный номер документа. Наименование документа определите его смысловым содержанием. Например, «О выполнении условий договора».
В описательной части сначала излагается причина написания послания. Далее идёт указание на договор, его дата, номер и пункт, который был нарушен. Размер денежных средств, которые должен возместить адресат, указывайте в цифрах и прописью. Далее излагаются требования, напоминание обязательств ответчика, в случае необходимости – упоминается возможность применения санкций. В конце послания — подпись, расшифровка подписи, указание должности лица, подписывающего документ.
Письмо-напоминание об оплате (долге): образец
Как составить письмо-напоминание на английском языке
В работе секретаря или помощника руководителя может возникнуть необходимость написать reminder letter — письмо напоминание на английском языке. В целом, здесь стоит придерживаться тех же правил, что и для писем на русском языке.
Напомнить о той или иной можно с помощью фраз-шаблонов. Они позволят существенно быстрее написать письмо-напоминание. Это, в частности,:
- May we remind you that… — Напоминаем вам, что…
- At the same time, we would like to remind you that… — В то же время, мы бы хотели вам напомнить, что…
- We are taking the opportunity to remind you that… — Пользуясь случаем, напоминаем, что…
- You will be pleased to learn that… — Вы будете рады узнать, что…
- We hasten to inform you that… — Спешим уведомить вас, что…
Письмо-напоминание о задолженности на английском языке
|
Итог Сообщение, цель которого – побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности, называют письмом-напоминанием. Это информационное письмо. Его оформляют по тем же требованиям, что и информационные письма — на фирменном бланке или листе А-4, с учётом требований ГОСТ. Структура письма двусоставная: в первой — напомнить о договорённости, во второй — просьба выполнить обязательства и намёк на возможные санкции за нарушение обещания. |
- Открыт доступ во все справочные системы и журналы — достаточно ввести свой вопрос в поисковую строку
- Профильные эксперты ответят на вопросы адресно и обратятся за комментариями в нужные ведомства
- Все документы хранятся в единой базе под надёжной защитой
- В одном месте собраны все необходимые для работы бланки, шаблоны и образцы — осталось только скачать и заполнить под себя