Судебные споры, связанные с отсутствием документов

Отсутствие документов приводит к негативным последствиям, а также к судебным спорам. В данной статье мы рассмотрим основные виды судебных споров, связанных с отсутствием у компании затребованных документов.

Основные виды взысканий при отсутствии документов

Законодательством предусмотрены штрафные санкции, связанные с отсутствием документального подтверждения.

Рассмотрим основные виды взысканий и судебные споры, возникающие в связи с отсутствием в организации документов определенного вида.

Нарушение в виде утраты таможенных документов на товары может выразиться в утрате документов, идентифицирующих товар, товаросопроводительных документов, документов, подтверждающих стоимость товаров, контрактов на приобретение.

В качестве примера из судебной практики можно назвать постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.05.2007 по делу № А21-3420/2006, в котором рассматривался случай, когда таможенный орган назначил административное наказание в виде штрафа при утрате средств таможенной идентификации. Следует также отметить, что судьи согласились с решением таможенного органа о назначении штрафа.

Вместе с тем, таможенные органы не могут запрашивать какие-либо документы, не указанные в законодательстве, например, требовать опись документов.

Так, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 08.07.2009 по делу № А53-774/2009-С4-49 суд отклонил довод таможенного органа о том, что комплект документов должен содержать опись и копии документов, являющихся неотъемлемой частью транзитной декларации, т. к. это требование таможенных инспекторов не основывается на правовых нормах. При этом суд установил, что компания предъявила таможенному органу доставки товара комплект документов, состоящий из оригиналов товарно-транспортной накладной, счета-фактуры и сертификата качества.

Таким образом, компания должна предоставить комплект документов, установленный законодательно, а запрашивать дополнительные документы таможенный орган не в праве.

Предметом преступления, связанного с утратой документов, представляющих государственную тайну, являются:

• документы, содержащие государственную тайну;
• предметы, сведения о которых составляют государственную тайну (например, опытные и серийные образцы продукции). Однако судебные споры по данному основанию достаточно редки.

При утрате документов, составляющих государственную тайну, работник может быть уволен, о чем говорится в определении по делу № 85-В08-3, обзор судебной практики Верховного Суда РФ от 04.03.2009, 25.03.2009.

Как видно из материалов дела, истец был ознакомлен с постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1 "Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации", кроме того, он проходил обучение и сдавал зачет по результатам изучения указанного постановления. Таким образом, истец был надлежащим образом ознакомлен с положениями Инструкции, в т.ч. устанавливающими порядок уничтожения документов, составляющих государственную тайну. Несмотря на это, К. не выполнил принятые на себя обязательства по соблюдению режима секретности, нарушив порядок уничтожения документа, имеющего гриф секретности, что им самим в судебном заседании не оспаривалось.

Согласно заключению комиссии, составленному по результатам служебного расследования, установлен факт нарушения истцом К. предусмотренного Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации порядка уничтожения носителя сведений, составляющих государственную тайну. Данное нарушение расценено комиссией как грубое нарушение служебной дисциплины, за совершение которого К. был привлечен к дисциплинарной ответственности в виде увольнения со службы.

Вывод суда первой инстанции о невозможности увольнения истца за грубое нарушение служебной дисциплины Судебной коллегией по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации признан неправильным.

Таким образом, работник может быть уволен при несоблюдении режима секретности и утрате документов, содержащих государственную тайну.

Самым частым видом споров, связанных с отсутствием документов, являются налоговые споры.

При непредставлении документов, отсутствии документального подтверждения достоверности сведений, изложенных в документах, налогоплательщик несет риск в виде последующих неблагоприятных последствий. Такие последствия могут выразиться как в судебных издержках, так и в отказе в вычете по налогу на добавленную стоимость, а следовательно, потере денег в размере НДС, а также в доначислении налогов, начислении штрафов и пени.

Примером такого судебного решения является Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 15.07.2010 по делу № А46-20277/2009. В судебном случае обжаловался факт доначисления налогов в связи с непредставлением документов. Основанием принятия решения Инспекции Федеральной налоговой службы (ИФНС) в части начисления НДС, соответствующих пени и штрафа, явилось то, что Обществом не подтверждена документально реальность хозяйственных операций с контрагентом налогоплательщика ООО "Сибпромсервис"; проявлена неосмотрительность при выборе Обществом контрагента; сведения, содержащиеся в документах, представленных Обществом в обоснование уменьшения подлежащего уплате в бюджет НДС недостоверны. Суд встал на сторону налоговой инспекции, отказав в иске налогоплательщика.

Но компания может отстоять свою позицию в суде при непредставлении документов в налоговый орган в следующих случаях:

• если документы не представлены по обстоятельствам, не зависящим от воли компании (Постановление ФАС Центрального округа от 16.10.2002 № А48-1456/02-18);
• если налоговый орган не указал в своем решении, какие именно документы отсутствовали, и было ли допущено несвоевременное отражение финансовых операций (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.02.2009 по делу № А56-11653/2008).

В целом, в судебной практике встречаются две противоположные позиции, связанные с утерей документов.

Таким образом, компании при утрате документов необходимо иметь подтверждение утраты документов.

Например, могут быть представлены:

• справка Управления внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов из офиса общества (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 23.09.2009 по делу № А33-12556/08);
• ответ отдела государственного пожарного надзора города МЧС России (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 по делу № А32-47682/2009);
• акт, составленный мастером РЭУ, об осмотре помещения, в котором хранились пришедшие в негодность в результате аварии документы (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.2009 по делу № А17-6800/2008).

Но даже при предоставлении данных документов возбуждаются судебные риски, поскольку в соответствии с законодательством все затраты компании должны быть обоснованными и документально подтвержденными, при этом обязанность документального подтверждения и обоснованности понесенных затрат возложена на налогоплательщика.

Например, компания восстановила документы. Однако это было совершено несвоевременно. В результате, затраты не могут быть обоснованно включены в расходы на основании документов, которые были несвоевременно восстановлены. Такой вывод сделан в постановлении ФАС Уральского округа от 28.04.2010 № Ф09-2782/10-С2 по делу № А07-10549/2009.

При этом автор дает следующие рекомендации по алгоритму восстановления документов:

• установить конкретный перечень отсутствующих документов;
• предпринять меры для восстановления утраченных документов.

Факт того, что компания предпринимала попытки восстановить документы, может стать веским аргументом в суде.

К мерам по восстановлению отсутствующих документов могут относиться:

• восстановление документов собственными силами;
• выдача дубликатов контрагентами;
• направление запросов с просьбой выдать дубликаты документов.

Сложности при восстановлении документов могут возникнуть тогда, когда отсутствует нормативно-правовой акт, регулирующий порядок восстановления документов, количество и конкретный перечень документов, которые могут понадобиться для восстановления документов (заявление компании на имя контрагента, государственного органа, свидетельство о постановке на учет компании, свидетельство оплаты пошлины за выдачу дубликата или иные документы).

Например, в случае потери подлинников проездных документов физическое лицо может представить: дубликат проездного документа или копию экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей его перевозку, или справку из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать данное физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки, что подтверждается письмом Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18. В постановлении ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08 суд посчитал достаточным тот факт, что акт выполненных работ был утрачен, но в ходе проведения контрольных мероприятий был восстановлен путем получения копии у контрагента.

Следовательно, порядок восстановления отсутствующих документов компания устанавливает самостоятельно, при этом рекомендуется закрепить его в локальном акте организации.

Важно знать!

Законодательством не установлен механизм восстановления утраченных документов и требований к их дубликатам.

Такой вывод сделан и в Постановлении ФАС Московского округа от 09.02.2009 № КА-А40/80-09 по делу № А40-15235/08-140-47. Суд установил, что организация в ходе налоговой проверки вовремя не представила документы из-за их утраты в результате пожара. Ввиду этого общество подало восстановленные документы непосредственно в суд, который определил, что отсутствие в некоторых документах подлинных подписей ответственных должностных лиц вызвано невозможностью их проставления. Судом апелляционной инстанции также указано, что нормативно-правовые акты о бухгалтерском учете и налоговое законодательство не устанавливают механизма восстановления утраченных документов и требований к дубликатам таких документов, в связи с чем с учетом п. 7 ст. 3 НК РФ все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах применительно к настоящему спору суд истолковал в пользу налогоплательщика.

Несоставление документов

В законодательстве нет официальных документов относительно ответственности компании при отсутствии документов, которые компания не составляла. Если документы не были составлены, то организация также может быть привлечена к ответственности.

В качестве примера из судебной практики можно назвать Постановление ФАС Уральского округа от 24.03.2008 № Ф09-1746/08-С3 по делу № А71-4955/07, в котором судом было установлено, что компания документально не подтвердила свои расходы; суд установил, что, поскольку у организации должны иметься затребованные документы, их непредставление влечет ответственность по п. 1 ст. 126 НК РФ.

Однако противоположной точки зрения суд придерживался в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.01.2009 № А19-10721/08-15-Ф02-7065/08 по делу № А19-10721/08-15.

Суд решил, что компания должна оформлять документы в силу прямого указания закона или иных нормативных правовых актов. Так как налоговой инспекцией не представлено доказательств того, что оприходование товаров в силу закона, иных нормативных правовых актов или условий договоров с поставщиками товара производилось на основании товарных накладных формы № ТОРГ-12 и эти документы имеются в наличии либо безусловно должны иметься у компании, судом правомерно признано необоснованным привлечение общества к налоговой ответственности за непредставление именно 10 товарных накладных формы № ТОРГ-12.

Таким образом, компания обязана составлять документы, если такая обязанность содержится в законе или ином нормативном акте; если такая обязанность отсутствует, то возможно опротестовать претензии проверяющих органов в суде и несоставление документа не будет рассматриваться как нарушение. Вместе с тем, отсутствие документов, которые должны быть составлены в компании в силу закона, может повлечь негативные последствия для компании.

Отсутствие документов на тендере

Компании часто участвуют в различного рода тендерах, которые могут проводиться в виде аукционов, конкурсов или запроса котировок. Вместе с тем, отсутствие документов у участника может повлечь отказ в допуске к участию в конкурсе.

Так, в постановлении ФАС Поволжского округа от 27.03.2007 № А06-4937/2006-18 суд признал правомерным отказ в допуске к участию в конкурсе, мотивированный отсутствием в представленной заявке справки из налогового органа об отсутствии задолженности. Формат данной справки установлен в приказе ФНС РФ от 23.05.2005 № ММ-3-19/206@ "Об утверждении Справки об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций и методических указаний по ее заполнению". Для ее получения налогоплательщик должен обратиться с заявлением в налоговый конкурс. Если по условиям конкурса такая справка должна быть оформлена, но она не оформлена, то тогда заказчик может отказать в допуске к участию в конкурсе. В другом постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 19.07.2007 № Ф08-4150/2007, суд признал правомерным отказ в признании недействительным протокола рассмотрения заявок на участие в аукционе на поставку продовольственных товаров для нужд обороны, так как истец, участвуя в конкурсе, не представил целый ряд документов, которые должны были представляться участником конкурса: выписку из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, документы, подтверждающие передачу ему прав предшественником оборудования и сведения о наличии технологического оборудования, необходимого для производства предлагаемой продукции. Таким образом, заказчик сделал вывод, что исполнитель не сможет выполнить работы и не является добросовестной компанией.

Однако обратите внимание, что в силу п. 4 ст. 25 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" (далее – Закона) заказчик не вправе требовать документы, не предусмотренные подпунктами "а" - "в", "д" и "е" пункта 1, пунктами 2 и 3 ч. 3 ст. 25 Закона.

Для организатора конкурса отсутствие документов также может иметь негативные последствия виде признания результатов незаконными.

Такое решение было вынесено в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2010 по делу № А13-4488/2009, поскольку ввиду отсутствия конкурсной документации на момент опубликования извещения о проведении Конкурса иные потенциальные участники были лишены возможности принять участие в Конкурсе, а следовательно, суд обосновано признал результаты конкурса незаконными.

Таким образом, отсутствие необходимых документов при организации или участии в тендере может негативно сказаться на результатах как для участника, так и для организатора.

Неполучение документов у сторонней организации

Тяжелые последствия может повлечь отсутствие необходимых документов на земельный участок, вплоть до сноса незаконной постройки.

В качестве примера можно назвать Постановление ФАС Поволжского округа от 07.12.2010 по делу № А12-1321/2010, в котором суд пришел к выводу, что спорная постройка возведена при отсутствие документов, подтверждающих отвод земельного участка для строительства. Следовательно, данная постройка является нелегальной. В результате компанию обязали освободить занимаемый павильон. Однако компания могла позаботиться о составлении необходимых документов заранее.

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 19.07.2010 по делу № А56-78701/2009 суд рассматривал дело, в котором компания не получила разрешительную документацию при переоборудовании фасада здания путем установки двух кондиционеров на лицевом фасаде без согласования проекта переоборудования фасада в установленном порядке и в отсутствие разрешительной документации. В соответствии с ч. 1 ст. 13 Закона Санкт-Петербурга от 29.05.2003 № 239-29 «Об административных правонарушениях в Санкт-Петербурге в сфере благоустройства Санкт-Петербурга» (Данный документ утратил силу с 01.01.2011 в связи с принятием Закона Санкт-Петербурга от 31.05.2010 № 273-70 «Об административных правонарушениях в Санкт-Петербурге») самовольное, в нарушение законодательства о благоустройстве, переоборудование фасада здания, строения, ограждения и их элементов, включая установление дополнительных элементов и устройств, козырьков, навесов, замену оконных и дверных заполнений, остекление, устройство входов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на юридических лиц от 20 000 до 100 000 руб.. Однако суд также исследует вопрос истечения срока исковой давности. Компания может привлекаться к административной ответственности, если срок исковой давности не истек. В соответствии со ст. 4.5. Кодекса Российской Федерации «Об административных правонарушениях» постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения административного правонарушения; при длящемся административном правонарушении такой срок начинает исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения. В результате, компания не была привлечена к административной ответственности.

Так что надо учитывать, что компания обязана получить разрешительные документы при оформлении земельного участка, перепланировке, установке кондиционеров, осуществлении ремонта арендованных помещений.

На заметку!

В случае отсутствия данных документов компания может столкнуться с негативными последствиями, которые возможно избежать только по истечении срока исковой давности.

Отсутствие документов при работе с контрагентами

Отсутствие документов при исполнении договорных обязательств может повлечь за собой:

• отказ от исполнения договора;
• оплату фактически понесенных расходов;
• возмещение убытков;
• штрафные санкции, выплату неустойки.

В судебной практике содержится большое количество подобных судебных споров. Приведем лишь одно подобное решение - Постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 24.11.2009 № А33-1122/2009.

Суд установил, что в материалах дела отсутствуют документы, подтверждающие выполнение и сдачу работ в сроки, предусмотренные договором и техническими условиями. В соответствии с ч. 1 ст. 782 Гражданского кодекса Российской Федерации заказчик вправе отказаться от исполнения договора возмездного оказания услуг при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов; в результате суд пришел к выводу об обоснованности заявленных исковых требований о взыскании с ответчика задолженности в сумме 517483 руб. 12 коп.

Таким образом, суд обязал вторую сторону оплатить фактически понесенные расходы.

Отсутствие документов с истекшим сроком хранения

Рано или поздно у документов истекает срок хранения; исключение составляют случаи, когда у документов имеется постоянный срок хранения. Соответственно, документы с истекшим сроком хранения уничтожаются следующим образом:

1. Проводится экспертиза документов с целью классификации документов на документы постоянного хранения, документы временного хранения и неподлежащие хранению документы (именно документы данной группы и подлежат уничтожению);

2. Подлежащие уничтожению документы передаются на утилизацию либо сторонней организации, либо уничтожаются самостоятельно. При этом документы могут быть уничтожены путем использования шредера, сжигания, закапывания и иными способами. При уничтожении сторонней организацией оформляется договор и накладная с указанием даты передачи документов, количества сдаваемых дел и веса бумажной макулатуры, во втором случае необходимо составить акт об уничтожении документов.

При уничтожении документов по истечении установленного срока хранения не может применяться ответственность.

Данный вывод подтверждается и судебной практикой; например, в постановлении ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-С3 по делу № А47-5018/2008, постановлении ФАС Северо-Западного округа от 06.07.2009 по делу № А05-8773/2008 говорится, что при истечении срока хранения документов компания не может быть привлечена к ответственности за их отсутствие.

Следовательно, уничтоженные в связи с истечением срока хранения документы не могут быть затребованы проверяющими органами; подтверждающими документами будут являться договор со сторонней организацией, накладная или акт об уничтожении документов.

В заключение следует отметить, что ни одна компания не может себя застраховать на сто процентов от отсутствия документов, их утери, а также от судебных споров, связанных с фактами утери документов. Вместе с тем всегда есть возможность себя обезопасить от судебных рисков путем сбора доказательств, подтверждающих утрату документов вследствие кражи, аварии или других форс-мажорных обстоятельств. При этом компания при отсутствии документов должна предпринять необходимые действия для их составления или восстановления. Однако она не будет привлечена к ответственности в случае уничтожения документов с истекшим сроком.

Итак, в данной статье мы рассмотрели различные ситуации, связанные с отсутствием документов, и большинство данных ситуаций приводят к негативным последствиям для компании: проигрыше в аукционе, сносе построек, административным штрафам. Надеемся, что рассмотренная выше судебная практика послужит уроком для многих компаний и поможет вам избежать каких-либо проблем со стороны проверяющих организаций и государственных органов.

Е.В. Шестакова, канд. юридич. наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»