Любой документ компании нужно идентифицировать, чтобы легче было его искать и контролировать. Особенно это касается входящей и исходящей корреспонденции. Как правильно нумеровать исходящие письма, расскажем в статье.
Скачайте шпаргалку:
Как и когда присвоить номер исходящему письму
Нумерация исходящих писем — обязанность специалиста, которого назначили ответственным за подготовку к отправке исходящей корреспонденции организации. Это может быть секретарь или работник службы делопроизводства.
Основная цель, с которой производят нумерацию исходящих документов — присвоить бумаге уникальный идентификационный регистрационный номер. По сути, это буквенно-цифровой код, который позволяет без проблем распознать и найти любой документ по запросу. Кроме того, номер может содержать определенную информацию, например, о подразделении, в котором разработали документ.
В процессе нумерация исходящих писем важно соблюдать главный принцип — последовательность присвоения номеров в зависимости от даты регистрации. Принцип подразумевает, что письмо, чей регистрационный номер больше, было отправлено позже того, чей регистрационный номер меньше. Ещё одно правило, которого следует придерживаться неукоснительно — регистрация производится единожды. Регистрируют исходящие документы в день подписания.
Нумерация исходящих писем — подтверждение юридической силы документа, обязательный реквизит, отсутствие которого делает письмо юридически ничтожным.
Как регистрировать исходящее письмо или документ
Где вести нумерацию исходящих писем и в каком порядке
Естественно, что исполнитель, который занимается нумерацией исходящих писем, не может держать в голове все номера, которые уже присвоили документам. Сведения о каждом исходящем документе одновременно с регистрацией вносят в отдельный журнал, предназначенный именно для учёта исходящей корреспонденции. Номер присваивают с учётом нумерации предыдущего документа, по порядку и по возрастанию.
Образец журнала учета исходящей корреспонденции
Чем полнее информация об исходящем документе, отображаемая в журнале, тем проще будет идентифицировать его. Примерный набор сведений, которые нужно учесть при регистрации:
- дата регистрации исходящего документа,
- регистрационный номер,
- в ответ на… (если это ответ на входящее письмо),
- адресат,
- исполнитель письма,
- должностное лицо, подписавшее исходящий документ,
- отметка о наличии приложений и их перечень,
- способ или канал отправки,
- в дело №…(указывается при передаче на архивное хранение).
В компаниях, где объемы документооборота велики, есть смысл подразделять исходящую корреспонденцию на разные категории, например: обращения граждан и ответы на них, коммерческие предложения с перепиской, заявки контрагентов с ответами и т. д. Для регистрации доминирующих категорий можно завести отдельные книги учета: «Журнал регистрации ответов на обращения граждан», «Журнал регистрации ответов на коммерческие предложения».
Обратите внимание! Если будете вести нумерацию исходящих документов в компании по отдельным категориям, добавьте дополнительный индекс в регистрационные номера. Так сможете выделить эту категорию при поиске.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, регистрационный номер документа — это реквизит с порядковым номером 11. По усмотрению организации, его можно дополнять цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.). На документе его проставляют в соответствии со схемой расположения, представленной в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Схема расположения регистрационного номера исходящего документа по ГОСТ Р 7.0.97-2016
Как нумеровать исходящие письма работодатель вправе решать самостоятельно. Образец нумерации нужно утвердить в учетной политике компании.
Пример:
Исх. № 02-06/34, здесь:
- 02 - номер структурного подразделения (по штатному расписанию),
- 06 - номер дела по номенклатуре дел,
- 34 - порядковый номер.
Если отделам присвоены сокращенные наименования или буквенные индексы, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:
Исх. № Б-06/34 или Исх. № 34б, здесь:
- Б (б) – бухгалтерия,
- 06 – номер дела,
- 34 – порядковый номер.
Какие исходящие письма не нужно регистрировать
Как и в случае с входящей корреспонденцией, исходящие письма также регистрируют не всегда. Так, не нужно нумеровать:
- рекламные материалы и коммерческие предложения,
- прайс-листы,
- поздравительные письма и приглашения на развлекательные и промо-мероприятия (это не относится к приглашениям на деловые встречи и конференции).
Обратите внимание! В некоторых случаях перечисленные документы отправляются вместе с сопроводительными письмами. Нумеровать сопроводительное письмо нужно обязательно.
Как начать нумерацию исходящих писем с нового года
Нумерация новая с нового года начинается и у входящих, и у исходящих писем. То есть, первому исходящему письму, зарегистрированному в новом календарном году, присваивайте порядковый номер 1. Далее письма нумеруйте подряд, в порядке регистрации.
А вот журнал регистрации нет смысла заводить каждый год новый. Достаточно разделить записи по каждому году визуально, например, указав год на отдельной страничке журнала.
Что делать, если пропустили номер исходящего письма
Когда журнал регистрации исходящих писем ведется вручную, может случиться, что несколько номеров при регистрации пропустили и, например, за номером 1232 идет номер 1323.
Исправить такую ситуацию уже невозможно – скорее всего, исходящие письма с неправильными номерами уже отправили адресатам. С другой стороны, номер каждому письму присвоили и адресату всё равно, под каким номером это письмо зарегистрировали.
Чтобы исключить ненужные вопросы из-за пропуска номеров, в журнале регистрации можно сделать заверительную запись, например: «Пропущены номера с 1233 по 1322». Свою подпись под этой записью должен поставить работник, которому поручили вести журнал регистрации и нумерацию исходящих писем.
Избежать подобных неприятных ситуаций можно, если вести журналы регистрации в электронном виде. В системах электронного документооборота нумерация исходящих писем производится автоматически, и какая-либо ошибка здесь исключена.
|
Итог: Нумерация исходящих писем в делопроизводстве осуществляется в день подписания документа. Чтобы не возникло путаницы, регистрационный номер присваивается на основании предыдущих записей в журнале учета исходящей корреспонденции. |