Используемые организацией виды документооборота позволяют не только обеспечить ее внутреннюю и внешнюю деятельность, но за счет автоматизации делопроизводства оптимизировать и повысить эффективность этой деятельности. В статье расскажем о разных видах документооборота, которые может использовать компания.
Скачайте документы:
Виды документооборота в организации
В процессе хозяйственной и организационной деятельности предприятия любых форм собственности разрабатывают сами и получают извне большое количество разного рода документов. Посредством внешних и внутренних документов осуществляется взаимодействие и передача управляющих сигналов. Документооборот — процесс регистрации движения документов в компании от момента их получения или создания до момента отправки или исполнения и передачи в архив.
В документообороте компании участвуют все виды документов: входящие, исходящие и внутренние. Последовательность их обработки определяется графиком документооборота, разрабатываемым в индивидуальном порядке на основе принятой в компании учетной политики, специфики ее хозяйственной и организационной деятельности.
Справка об объеме документооборота компании за год
Виды документооборота на предприятии подразделяются в зависимости от типа хозяйственных операций, которые сопровождаются тем или иным комплектом документации.
Виды документооборота на предприятии
| Управленческий документооборот | Кадровый документооборот | Финансовый документооборот |
|
Документы, с помощью которых осуществляется прием и передача управленческих решений, генерируются отчеты и информация, на основе которых принимаются такие решения: приказы и распоряжения по основной деятельности, положения, устав |
Документы, содержащие информацию, связанную с учетом кадров, в том числе их ротацией, изменением должностей, увольнением, наказаниях и поощрениях: приказы по личному составу, личные карточки работников, штатное расписание, график отпусков | Документы, относящиеся к производственной деятельности предприятия, сопровождающие все происходящие на нем бизнес-процессы: плановые, аналитические и финансовые отчеты, договора, нормативно-правовые акты, корреспонденция, счета |
Виды документов в документообороте
Как правило, все виды документов, которые участвуют в документообороте предприятия, подразделяются на три категории: организационные, распорядительные и информационно-справочные.
Организационные документы
К ним относятся устав предприятия, должностные инструкции, штатное расписание, локальные нормативные акты, регламентирующие трудовые взаимоотношения между работниками компании и работодателем, в том числе, ПВТР, положения об оплате труда или о структурных подразделениях, график отпусков.
Скачайте образцы организационных документов:
Распорядительные документы в документообороте компании
К числу распорядительных относятся такие виды документов в документообороте предприятия: приказы, распоряжения, постановления, решения, указания.
Образец приказа об установлении режима неполной рабочей недели
Информационно-справочные документы в документообороте организации
К этой группе относятся протоколы, акты, справки, письма, докладные и объяснительные записки.
Образец докладной записки
Как создать шаблон акта, который соответствует ГОСТу
Основной отличительный признак любого документа — его юридическая значимость, которую обеспечивают обязательные реквизиты. К ним, например, относятся: наименование, дата и место подписания, регистрационный номер, согласующие и утверждающие подписи. В системе делопроизводства учитывают только такие виды документов, которые снабжены необходимыми реквизитами и оформлены в соответствии с требованиями установленных стандартов.
Обязательные реквизиты документов в делопроизводстве организации
|
Реквизит |
Как оформлять |
Где проставлять |
|
01 – Герб |
Герб – Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования – воспроизводят на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законами субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Коммерческие компании реквизит не используют |
В середине верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа |
|
02 – Эмблема |
Эмблему организации разрабатывают и утверждают в установленном порядке для размещения изображения на бланках документов |
По центру верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа |
Виды систем электронного документооборота на предприятии
Процесс документооборота включает в себя такие стандартные процедуры, как приём, передача, регистрация, маршрутизация и архивация документов, а также защита их от несанкционированного доступа и контроль над их своевременным исполнением. Каждую из перечисленных процедур выполняют по стандартным алгоритмам. У неё есть сложившаяся последовательность действий. Все это позволяет автоматизировать документооборот, вести его в электронном виде.
Операции над внутренними документами в системе документооборота организации
Задача по внедрению электронного документооборота на предприятии становится проще за счет доступности технических средств и программного обеспечения. Системы организации документооборота, виды документов, которые будут обрабатываться автоматически каждая организация может выбрать самостоятельно, с учетом своих потребностей, финансовых возможностей, функциональности и целесообразности.
Виды систем электронного документооборота на предприятии
Системы электронного документооборота классифицируют по используемой технологии и архитектуре, по степени интеграции. В большинстве российских компаний используют универсальные системы электронного оборота (EDMS) на основе архитектуры «клиент-сервер». Эта технология предполагает размещение основных модулей управления документационными потоками и данными на выделенном сервере, клиентский доступ к которому осуществляется с рабочих станций — компьютеров пользователей, объединенных локальной сетью. Достоинствам технологии — быстрота и надежность, достаточные для обеспечения бесперебойной работы системы документооборота как небольших, так и крупных предприятий.
Но виды систем документооборота могут классифицироваться и по функционалу, определяющему область их применения. В зависимости от этого, системы документооборота могут подразделяться на:
- системы делопроизводства;
- электронные архивы, предназначенные для хранения и поиска больших объемов информации;
- Workflow-системы, предназначенные для автоматизации бизнес-процессов;
- ECM-системы, предназначенные для управления всем корпоративным контентом: документами и их образами, записями, потоками работ, медиаконтентом и коллективным взаимодействием.
Системы электронного документооборота, представленные на современном рынке, как правило, совмещают в себе несколько перечисленных функций.
Документы, необходимые для внедрения системы электронного документооборота в компании
Если компания изучила предлагаемые рынком виды электронного документооборота и решила внедрить у себя автоматизированную систему обработки электронных документов, ей нужно организовать взаимодействие:
- со своими внутренними подразделениями;
- с органами надзора и контроля (ФНС, ПФР, Росстат и т.п.);
- с партнерами, субподрядчиками и контрагентами.
Например, чтобы иметь возможность обмена документами с ПФР, потребуется заполнить заявление по установленной форме, на основании которого затем заключается соглашение об обмене.
Образец заявления о подключении к электронному документообороту
Чтобы пригласить к участию в электронном взаимодействии партнеров, поставщиков и заказчиков, разошлите им письма, которых перечислите все преимущества такого взаимодействия.
|
Итог Любой из видов документооборота, используемых организацией, может быть автоматизирован. Использование систем электронного документооборота позволяет существенно сократить время обработки документов и повысить, тем самым, производительность. |