Личное дело сотрудника формируют при его приеме на работу. Это папка, в которую подшивают документы, касающиеся данного человека. В статье расскажем, обязан ли работодатель собирать личные данные работников в отдельные дела, как их оформлять, вести и хранить.
Правила и порядок оформления личных дел сотрудников
Личное дело работника ведут в бумажном виде. Это папка с документами (копиями и выписками), содержащая наиболее полные сведения о данном сотруднике. Это документы, часть из которых работник предоставляет сам, а часть — формирует работодатель в процессе трудовых отношений.
Обязанность по ведению личных дел установлена законом о государственной гражданской службе РФ только в отношении профессиональных военных, государственных и муниципальных служащих. Для остальных работодателей вопрос об оформлении личных дел сотрудников оставлен на их усмотрение.
Памятка: какие документы в личном деле можно и какие нельзя хранить
Если компания приняла решение о ведении личных дел работников, нужно учитывать, что данные, содержащиеся в них, относятся к категории персональных. Сбор, обработку и хранение такой информации регламентирует Федеральный закон «О персональных данных» (далее — Закон № 152-ФЗ) от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Порядок формирования и требования к оформлению личного дела сотрудника установлены Инструкцией по кадровому делопроизводству (далее — Инструкция), утвержденной приказом Ростехнадзора от 30.05.2008 от 30.05.2008 № 372.
Инструкцией установлен перечень документов, которые приобщаются к личному делу работника. Это, в частности:
- копия заявления о приеме на работу;
- собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии (если работодатель использует такую анкету);
- характеристики и рекомендации с прошлого места работы;
- медицинское заключение установленной формы об отсутствии противопоказаний для выполнения трудовой функции установленной трудовым договором (при необходимости);
- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- копия трудовой книжки и (или) документов, подтверждающих прохождение военной или иной службы;
- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
- экземпляр трудового договора.
В период работы в организации в личное дело сотрудника кадровик в хронологическом порядке, по мере поступления, приобщает в личное дело:
- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим коммерческую, государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей данной должности связано с использованием таких сведений;
- копии решений о награждении;
- копии распоряжений о переводе на иную должность, о временном замещении другой должности или переводе;
- экземпляры письменных дополнительных соглашений к трудовому договору и пр.
Этот перечень неполный, но это не означает, что хранить в личном деле можно любые документы, которые работодатель сочтет нужным. При первой же проверке Роскомнадзор и прокуратура могут решить, что компания собирает лишние сведения о сотрудниках, если их копии будут обнаружены в личных делах. Минимальный штраф для компании составит, согласно ч. 1 ст. 13.11 КоАП, 60 000 руб.
Компания, руководствуясь ст. 445 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, должна установить своим нормативным актом правила оформления личного дела работника и тот список документов, которые приобщает к личным делам своих сотрудников. Читайте в журнале «Кадровое дело»:
насколько опасно хранить копии документов в личных делах и что за это грозит
Оформление личного дела работника: пример
Сотрудник, которому должностной инструкцией или приказом руководителя компании будет поручено ведение личных дел, должен получить допуск к персональным данным работников. Порядок оформления личных дел в коммерческих организациях законом не установлен, поэтому руководствуйтесь требованиями, изложенными в пункте 65 Инструкции, требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и сложившимися правилами из практики.
Поскольку личное дело представляет собой папку, в которую подшивают документы, оформление личного дела работника заключается в оформлении обложки личного дела.
Личное дело: пример оформления обложки
Процедура оформления личных дел сотрудников или досье подразумевает сбор официальных документов в отношении сотрудника и его трудовой деятельности и формирование из нее подшивки с описью. Персональное дело является документом длительного хранения. Оно должно находиться в цельнокартонной обложке, которая играет роль титульного листа. Требования к оформлению обложки персонального дела регламентируются ГОСТом 17914-72 от 17.07.1972.
На обложке располагают следующие элементы.
- Отступ под штамп государственного архива;
- Наименование компании и структурного подразделения;
- Индекс по номенклатуре дел, номер дела;
- Заголовок (ФИО сотрудника);
- Даты открытия и закрытия дела (трудоустройство и увольнение);
- Количество листов после описи (не больше 250);
- Срок хранения;
- Дата сдачи в архив.
Оформление личных дел сотрудников: образец оформления обложки
Оформление внутренней описи документов личного дела сотрудника
Если вы ведете личные дела работников, правильное оформление 2024 подразумевает обязательное оформление внутренней описи документов, подшитых в папку. Опись содержит полную информацию о том, какие документы хранятся в личном деле работника хранятся. Изначально в опись вносятся те документы, которые работник предъявил при трудоустройстве, это позволит избежать обвинения в утере документов.
Остальные документы вносят по мере их поступления в кадровую службу и до момента увольнения сотрудника. Свою подпись под внутренней описью должен проставить сотрудник, который ее составил. Образец внутренней описи — это приложение 5 к Правилам, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Обязательные реквизиты внутренней описи:
- Наименование документа;
- ФИО сотрудника;
- № по учету персональных дел;
- Индекс по номенклатуре дел;
- Дата выдачи;
- Наименование;
- Номер листов по внутренней нумерации;
- Дата включения;
- Примечание;
- Общее количество документов и листов;
- Подпись ответственного лица;
- Дата.
Оформление личного дела работника: образец внутренней описи
Опись личного дела работника можно составить от руки или на компьютере. Если документ состоит из нескольких листов, их нужно пронумеровать.
Обратите внимание! Если работник запросит копию внутренний описи, отказать ему работодатель права не имеет. Но передавать на руки работнику его личное дело нельзя.
Личное дело уволенного сотрудника: образец оформления листа заверителя
После того, как трудовой договор с работником будет расторгнут, его личное дело передают на архивное хранение. Если у компании нет собственных помещений для организации архива, личные дела уволенных сотрудников можно передать на депозитарное хранение.
В последний рабочий день сотрудника рекомендуется выдать ему на руки те копии его личных документов, которые хранились в деле. Таким образом компания снимет с себя ответственность за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива.
Обратите внимание! Не забудьте перечеркнуть все свободные строчки во внутренней описи после увольнения сотрудника.
Перед тем, как передать личное дело уволенного работника на хранение в архив, со всех документов удалите скрепки, подшейте документы личного дела на четыре прокола в твердую обложку или переплетите. Сделайте это так, чтобы можно было свободно прочитать текст документов и их реквизиты. В личное дело подшейте бланк внутренней описи и лист-заверитель дела.
Личные дела уволенных работников: правильное оформление листа-заверителя
Как хранить и вести личные дела работников
Как вести личные дела, коммерческая организация определяет самостоятельно. Закрепите правила оформления и ведения личных дел локальным актом, например, Положением о порядке ведения личных дел. В документе укажите, на каких сотрудников и когда заводится личное дело, пропишите требования к оформлению дел по личному составу и их содержанию. Этим же регламентом определите порядок ведения и хранения личных дел, в том числе после увольнения сотрудников, укажите ответственных. При разработке документа, руководствуйтесь Правилами, утвержденными приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, и Методическими рекомендациями Росархива по применению данных правил.
Если компания крупная и ведение личных дел сотрудников поручено нескольким работникам, работодатель вправе также разработать и утвердить методические рекомендации по оформлению личных дел. Документ позволит стандартизировать процедуру и исключить большинство вопросов, неизбежно возникающих у исполнителей. В Положении и Методических рекомендациях установите порядок текущего хранения личных дел работников.
Они должны хранится у ответственного исполнителя в отдельном закрывающемся шкафу, доступ к которому для посторонних лиц ограничен. Если руководству или уполномоченным сотрудникам потребуется для ознакомления личное дело работника, факт его выдачи фиксируйте в специальном журнале учета.
Перед тем как сдать личное дело в архив, во внутренней описи делают итоговую запись. В ней указывают количество документов в деле и количество листов, из которых состоит сама опись. Внутреннюю опись подпиывает сотрудник, который ее составил (приложение 5 к Правилам, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
После того, как личные дела уволенных работников переданы на архивное хранение, них должна быть составлена отдельная опись, а сами личные дела и карточки уволенных сотрудников нужно систематизировать по дате увольнения и затем, в каждом полученном массиве, по алфавиту. Срок хранения личных дел уволившихся сотрудников составляет 50-75 лет, для руководителей он может быть увеличен.