Ведение деловой переписки — обязательная процедура, которая сопровождает любое проявление бизнес-активности предприятия. При этом все виды деловой переписки относятся к категории документов, а это значит, что и к содержанию, и к оформлению предъявляют особые требования. Только при условии соблюдения установленных требований деловая переписка будет иметь юридическую силу.
Виды и примеры деловой переписки
Классифицировать деловую переписку можно по многим параметрам. Так, например, деловая корреспонденция подразделяется по признакам:
- территориальный — внутренние или международные письма;
- вид доставки — курьерской, фельдъегерской, обычной почтовой связью, или при помощи электронных средств связи: телетайп, факс, электронная почта;
- область применения — коммерческая, производственная, управленческая или личная переписка;
- статус отправителя и получателя — юридическое или физическое лицо;
- роль в информационном обмене — инициативное письмо или письмо, написанное в ответ на инициативное обращение;
- иерархический — письма из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций;
- тематический — информационные, распорядительные письма, корреспонденция по финансовым, договорным, правовым или материально-техническим вопросам;
- характер воздействия на адресата — деловая и этикетная переписка.
Но в основном, при ведении деловой переписки применяют классификацию по назначению. Основной объем документопотока в организации, это корреспонденция, которая носит информационный характер. К таким видам деловой переписки относятся:
- информационные письма, которые содержат сведения официального характера, например, разъяснения отдельных положений правовых актов и рекомендации по их практическому применению;
Образец информационного письма
- письма-сообщения, в которых содержатся сведения, которые, по мнению автора, представляют интерес для адресата;
Образец письма-сообщения
- сопроводительные письма, которые направляют вместе с пакетами документов, не имеющих адресатов;
Образец сопроводительного письма
- письма-напоминания, которые содержат информацию, отправляемую повторно;
Образец письма-напоминания
- письма-извещения и письма-приглашения с информацией о проведении каких-либо публичных мероприятий и условиях участия в них;
Образец письма-извещения
- рекламные письма, содержащие рекламу продукции или услуг, которые, по мнению автора, могут заинтересовать получателя.
Образец рекламного письма
Кроме этого, образцы писем деловой переписки содержат такие виды корреспонденции:
- письма, в которых содержится предложение или просьба;
Образец письма-просьбы
- письма, содержащие претензию, условие или требование;
Образец письма, содержащего требование
- письма, которые содержат подтверждение, обязательства, предоставляющие гарантии;
Образец гарантийного письма
- этикетные письма — благодарственные, поздравительные, с выражением соболезнований или с извинениями.
Образец письма-поздравления
Особенности деловой переписки
Обмен официальными сообщениями подчиняется строгим правилам. Особенности ведения деловой переписки предполагают соблюдение требований к оформлению таких документов в соответствии с действующим ГОСТ Р 7.0.97-2016. Кроме того, для деловой переписки используют специальные бланки, которые содержат набор обязательных реквизитов:
- логотип компании и её полное наименование;
- справочные сведения о компании, в том числе юридический адрес, телефоны, электронная почта;
- адрес получателя;
- дату и место составления документа;
- краткое содержание — заголовок письма; обращение к адресату или адресатам;
- текстовую часть;
- подпись руководителя;
- сведения об исполнителе;
- отметки о наличии и количестве приложений, копий.
Образец бланка делового письма от «Справочника секретаря и офис-менеджера»
Обратите внимание! Если для оформления документа используется бланк делового письма, печать, заверяющая подпись руководителя, может отсутствовать.
Правила ведения деловой переписки требуют, чтобы в текстовом содержании использовались стандартные словесные обороты, штампы и даже канцеляризмы. Официальные письма — образец тех редких случаев, когда стандартные фразы более предпочтительны, чем вольная трактовка.
Ведение деловой переписки — пример того, как повторение единообразных речевых средств позволяет более четко сформулировать смысл и исключить двойное толкование. Именно штампы и клише позволяют сделать письмо более лаконичным, облегчают его составление.
Особое внимание при ведении деловой переписки уделяют фактам. Любое суждение или оценка, высказываемая в письме, должна подтверждаться ссылками и примерами, достоверность которых не вызывает сомнений. Аргументы, подкрепленные фактами и примерами, позволяют убедить адресата и, тем самым достичь цели, с которой написано данное письмо.
Структура делового письма
Правила ведения деловой переписки устанавливают четкие требования и к структуре делового письма, которое, по сути, непосредственно состоит из двух основных реквизитов — обращения и текстовой части.
Что касается обращения, то когда письмо имеет конкретного адресата, в этом реквизите должны быть упомянуты его имя и отчество полностью. Можно начинать обращение со слов: «Уважаемый», «Глубокоуважаемый» или «Дорогой» с указанием имени и отчества. Если адресатов несколько или конкретное имя респондента неизвестно, обращение пишется во множественном числе и может выглядеть так: «Уважаемые господа!», «Дорогие коллеги!» и пр.
При ведении деловой переписки структура текстовой части делового письма подразделяется на три основных логических блока:
- вступление — вводная часть, в которой даются все необходимые начальные сведения и отражена причина и цель написания этого документа;
- основная часть, из которой адресат должен четко понять суть вопроса и то, что именно требуется от него. В этой части приводятся объяснения, рассуждения или доказательства;
- заключение — в нем резюмируется вышесказанное, делаются выводы, излагается конкретное требование, просьба.
Ведение деловой переписки на английском
Если компания вышла на международный уровень или взаимодействует с зарубежными партнерами, деловая переписка ведется на языке международного общения — английском. И в этом случае следует использовать навыки ведения деловой переписки, но с учетом национальных особенностей делового этикета.
Ведение деловой переписки на английском также подразумевает использование шаблонов и стандартных фраз — их потребуется выучить. Структура деловых писем зарубежным партнерам такая же: Приветствие — Вступление — Основная часть — Заключение — Прощание.
Основные требования к ведению деловой переписки
Правила ведения деловой переписки подразумевают, что основная, текстовая часть письма, должна соответствовать основным требованиям, установленным для делового общения и этикета. Поэтому при составлении письма необходимо руководствоваться правилами:
- изложение сути вопроса должно быть последовательным и логически обоснованным;
- текстовое содержание делового письма должно соответствовать установленным языковым нормам как в отношении изложения смысла, так и в отношении требований синтаксиса, грамматики и лексики;
- смысл излагаемого должен быть понятен, а использование специальной терминологии — необходимым и обоснованным. Если использование узкоспециального термина необходимо, дается его толкование;
- предложения в тексте не должны быть длинными, текст их формируется с использованием прямого порядка слов, который подразумевает, что подлежащее ставится непосредственно перед сказуемым, определение — перед определяемым словом, а приложение — после управляющего слова;
- при ведении деловой переписки следует избегать употребления смысловых конструкций с глаголами в активной форме, если это возможно, предпочтительнее использование пассивной формы. Так, например, вместо: «Комиссия утверждает проект» следует написать: «Проект утверждается комиссией». Активная залоговая форма может употребляться только когда необходимо дать распоряжения конкретным исполнителям;
- при необходимости, допускается использование только общеизвестных и общеупотребительных аббревиатур и сокращений;
- следует избегать употребления слов и словосочетаний, имеющих эмоциональную окраску, смысл следует излагать сухим, «канцелярским» языком, даже если документ относится к этикетным письмам;
- исключено употребление междометий или суффиксов, выражающих личностное отношение, например, уменьшительно-ласкательных;
- нельзя использовать образные и просторечные выражения, тем более, сленг;
- везде, где возможно, применять общепринятые формы вежливости.
Правила ведения деловой электронной переписки
Сегодня основным видом доставки как личной, так и деловой корреспонденции является электронная почта. Это позволяет сократить время на доставку писем, а также ее стоимость. При этом ведение деловой переписки по электронной почте имеет свои особенности.
Структура и содержание письма не меняются, но ведение электронной деловой переписки облегчит выполнение некоторых правил:
- Для наименования корпоративного почтового ящика используйте нейтральное имя, в которое, желательно, включить название компании.
- Обязательно указывайте тему письма, это позволит быстро найти ваше сообщение в почтовом ящике. Название темы должно быть кратким, но емким, позволяющим однозначно идентифицировать письмо по запросу.
- Форматируйте и структурируйте текст письма — как и в бумажном варианте, оно должно легко читаться.
- Сохраняйте историю переписки, оставляя все предыдущие сообщения. Это позволит в кратчайшее время восстановить суть обсуждаемого вопроса.
- При подписании писем указывайте имя, фамилию, должность исполнителя, а также название компании.
- Все необходимые ссылки и приложения указывайте и включайте в сообщение сразу, чтобы получателю не тратить дополнительное время на поиски.
- Давайте файлам и документам интуитивно понятные названия.
- Открыт доступ во все справочные системы и журналы — достаточно ввести свой вопрос в поисковую строку
- Профильные эксперты ответят на вопросы адресно и обратятся за комментариями в нужные ведомства
- Все документы хранятся в единой базе под надёжной защитой
- В одном месте собраны все необходимые для работы бланки, шаблоны и образцы — осталось только скачать и заполнить под себя