Акт сверки документов оформляет процедуру сравнения взаиморасчётов между двумя деловым партнерами. В статье расскажем, как правильно составить и оформить акт сверки документов.
Что такое акт сверки
Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который отражает финансовые операции двух организаций-партнеров, совершенные в конкретный промежуток времени. Взаиморасчеты проводят в случае, когда один из партнеров оплачивает услуги, работы или товары, поставляемые другим участником деловой операции.
Накладные, чеки и другие документы, которые относятся к категории первичных, выступают подтверждением совершения хозяйственной операции. Эти бумаги служат основой для ведения бухучёта. Даже незначительная ошибка в расчётах может существенным образом повлиять на корректность всего учёта. Со временем расхождения и несоответствия в учетных документах деловых партнеров приводят к появлению неучтенных выплат и образованию задолженностей. Основная задача и функция акта сверки — выявлять на ранних стадиях некорректные записи и возможные расхождения.
Образец акта сверки документов
Акт сверки: юридический статус
Юридически акт сверки не относится к категории первичной документации. Его используют как дополнительное свидетельство в случае необходимости доказать факт задолженности одного из деловых партнеров. Другое назначение акта — продлить срок исковой давности. Это связано с тем, что день подписания документа — точка отсчёта данного срока. Очевидно, что кажущаяся необязательность и невысокий юридический статус документа вызваны недопониманием его возможностей как юридического инструмента воздействия на недобросовестного делового партнера.
Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Как создать шаблон акта, который соответствует ГОСТу
Как провести сверку документов
Проведение самой процедуры не вызывает затруднений. Технология сверки в общем виде сводится к тому, что учёт, проводимый одной стороной, сопоставляют с учётом, который проводит другая сторона. Если обнаружатся расхождения или некорректные записи составляют акт, а все первичные документы сторон дополнительно анализируют.
Счета-фактуры — источник, которому должны соответствовать все данные из акта сверки. Совпадение всех данных взаиморасчётов обязательно. В противном случае расхождения нужно зафиксировать в финальной части документа. Сверка в некоторых случаях может быть чисто формальной процедурой, если партнеры ведут спор, который не относится к категории имущественных. Не исключена возможность проведения сверки по одной выбранной хозяйственной операции. В ряде случае сверке подвергается весь спектр деловых интеракций между партнерам за определенный период времени.
Сверку с последующим составлением акта можно проводить на регулярной основе. Такой порядок устанавливают в случае долгосрочного сотрудничества с постоянным поставщиком или получателем товаров или услуг.
Справка. Есть и другие основания для проведения сверки и составления соответствующего акта:
- Отсрочка платежей.
- Наличие ассортимента широкого спектра.
- Наличие на реализации особо ценных товаров.
- Инвентаризация расчетов.
- Предоставление отчета по расчетам для вышестоящих органов.
Периодичность составления акта устанавливают организации-партнеры самостоятельно. Отчетным периодом может быть выбран месяц, квартал или год. Все финансовые операции за выбранный период сверки надо отразить в акте.
Также сами партнёры устанавливают масштаб сверки. Она может быть проведена в масштабе одного наименования товара, одной поставки или одного контракта. В рамках проведения ежегодной инвентаризации, как правило, проводится и процедура сверки. Поводом для оформления акта сверки становится любое несоответствие между записями в учётных документах сторон. Цель — избежать выявления задолженности или недостачи после ликвидации или банкротства одной из сторон. Инициатор проведения проверки поручает бухгалтерии составить акт. Далее документ нужно заверить, а два его экземпляра отправлены оппоненту.
В свою очередь, оппонент производит сверку своих данных с цифрами, предоставленными партнером. Если расхождения действительно имеют место, и оппонент признает этот факт, то оба экземпляра документа подписываются им и скрепляются оттиском печати фирма. Компания-инициатор спора получает подписанные и заверенные экземпляры обратно.
Проверьте финансовое состояние и платежеспособность бизнес-партнера в сервисев сервисе «Юрист Компании Контрагенты». Сервис покажет соотношение собственных и заемных средств компании, признаки предбанкротного состояния и налоговую историю. В сервисе собрана информация из 37 источников, которая поможет оценить деятельность контрагента и принять решение: сотрудничать с ним или нет. Если решите сотрудничать, сервис подскажет выгодные для вас условия. Активируйте бесплатный демодоступ, чтобы протестировать сервис и проверить ваших контрагентов.
Заполнение акта сверки документов
Унифицированная форма акта не регламентирована законодательными стандартами. Предприятия сами разрабатывают форму данной деловой бумаги и утверждают её локальной нормативной документацией. За образец при составлении акта следует брать шаблоны первичной документации.
Вступительная часть (преамбула) содержит обязательные реквизиты. Наличие обязательных элементов обеспечивает юридическую силу данной бумаги. К обязательным реквизитам относятся:
- наименование документа;
- наименование стороны (юридическое название компании и её реквизиты);
- ссылка на первичную документацию, являющуюся исходной при расчетах и подтверждающую факт проведения хозяйственных действий;
- расчетные суммы;
- сальдо-итог;
- дата составления;
- подписи лиц, ответственных за проведение расчетов с каждой стороны;
- оттиски печатей каждой компании-партнера.
Основная часть содержит данные за выбранный период сверки (например, хронологический перечень сверяемых документов). В ряде случаев необходимо указать название проведенной операции — поставка или приобретение товара, перевод средства, продажа или списание ценностей и т.д. Ряд расчетов обязательно проверить для последующего составления акта. В частности речь о расчётах:
- по доходам;
- выданных авансов;
- по недостачам;
- по принятым обязательствам.
Образец заполнения акта сверки
Акт подписывают обе стороны, если они подтверждают факт согласия с обнаруженной задолженностью. Срок давности определяют с помощью даты подписи акта сверки. Главбух и генеральный директор — должные лица, которые имеют право подписывать акт. Право подписи главным бухгалтером должно быть юридически подтверждено соответствующей доверенностью. Её должен подписать руководитель организации.
Если речь о внутреннем документообороте организаций-партнеров, достаточно подписи главных бухгалтеров обеих сторон. В случае судебных разбирательств и тяжб, такой подписи будет недостаточно, и она должна быть подтверждена подписью руководителя компании.
Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Как правильно оформить реквизит «Подпись»
Как проверять акт сверки
Если хотите проверить правильность составления акта сверки, рекомендуем обратить внимание на ряд элементов, наличие которых является обязательным:
- Заголовок.
- Даты составления.
- Полное наименование фирм, участников спора.
- Данные о должностных лицах.
- Данные о сотрудниках, несущих ответственность за составление и удостоверение бумаги.
- Распределенные по договорам данные основной части акта.
Сопроводительное письмо по акту сверки
Как правило, к акту сверки прилагается сопроводительное письмо. Оно содержит список приложений. Текст письма состоит из двух частей:
-
Констатация факта передачи (отправки) акта: «Высылаем вам...., Направляем вам.., Передам вам..».и т.д.
- Цель письма: для ознакомления, согласования, подписания или просьба о своевременном ответе по акту. Это может быть подтверждение ознакомления, согласования и возврате подписанного экземпляра акта. Здесь уместны следующие слова и выражения: «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр акта сверки...» «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного акта сверки...»
В конце — перечень документов, прилагаемых к письму: акт сверки, первичная документация, приказы, распоряжения.
Образец сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчётов
В статье «Как создать шаблон письма в MS Word» журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» на примере сопроводительного письма рассказывается, как настроить шаблоны с учетом требований ГОСТ-2016.