Приходно-расходная книга, как правило, используется в качестве журнала учета бланков строгой отчетности. К этой категории относятся и бланки трудовых книжек и вкладышей в них, которые хранятся на предприятии и используются по мере надобности.
- Для чего необходимо вести приходно-расходные книги
- Кто ведет приходно-расходную книгу учета трудовых книжек
- Как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой
- Как оформляется приходно-расходная книга трудовых книжек
- Когда и как закрывается приходно-расходная книга по учету бланков трудовой.
Для чего необходимо вести приходно-расходные книги
Приходно-расходные книги ведут с целью учёта бланков строгой отчетности. К таким бланкам, в том числе, относятся документы, предназначенные для подтверждения хозяйственных и финансовых операций, а также те, которыми подтверждается страховой стаж гражданина. Отличительная особенность таких бланков — не только печатная форма, но и наличие нумерации, присваиваемой ещё на этапе изготовления документа в типографии.
Обратите внимание! Учёт бланков строгой отчетности должен вестись поштучно — с момента изготовления до того момента, когда бланк будет израсходован и выдан под отчёт на руки.
В процессе административно-хозяйственной, организационной и производственной деятельности предприятие постоянно использует бланки строгой отчетности. Их перечень, порядок хранения, выдачи и использования должен быть установлен локальным нормативным актом. Этим же актом определяется и порядок ведения приходно-расходных книг учёта бланков строгой отчетности. При этом каждый вид таких бланков учитывают в отдельной приходно-расходной книге, это же касается бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё
Кто ведет приходно-расходную книгу учёта трудовых книжек
Порядок учёта и хранения бланков трудовых книжек, внесения записей в эти кадровые документы, регламентирует приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Порядок вступил в силу с 1 сентября 2021 года. Новый регламент устанавливает обязанность работодателей вести учёт и бланков трудовых книжек, и вкладышей в них. Однако теперь унифицированные формы книг и журналов учёта бланков книжек необязательны. Это значит, что компания сама может разработать бланк документа и предусмотреть в нём те графы и разделы, которые вам нужны.
Приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой, как правило, ведут в бухгалтерии. В обязательном порядке издают приказ и назначают сотрудника, который будет осуществлять учёт бланков и вносить соответствующие записи в книгу.
Образец приказа о назначении сотрудника, ответственного за хранение, учёт и выдачу бланков трудовых книжек
Обязанность сотрудника по ведению приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой должна быть закреплена в его должностной инструкции или дополнительном соглашении к трудовому договору.
Читайте по теме в Системе Кадры: Как организации вести учет трудовых книжек >>>
Какие документы вносятся в приходно-расходную книгу трудовых книжек
С 2021 года сотрудникам, впервые оформляющимся на работу, трудовые книжки оформляются уже в электронном виде. Но бланк трудовой может потребоваться в том случае, когда была утеряна или повреждена трудовая книжка работника, отказавшегося вести этот документ в цифровом формате. Таким работникам нужно будет оформить дубликат на бумаге.
Это же касается и случаев, когда работнику, трудовая книжка которого ведется на бумаге, потребуется оформить вкладыш в неё. Вкладыши заполняют после того, как в соответствующем разделе трудовой книжки не осталось свободного места. Внести новую запись нужно на основании соответствующего приказа не позже, чем в течении недели с даты его издания. Если сотрудник увольняется, запись об этом должна быть внесена в книжку в тот же день.
Чтобы установленные законом сроки внесения записей не были нарушали, приказом работодателя можно установить определенный неснижаемый лимит по количеству пустых бланков, сроки его пополнения и, по мере его достижения, приобретать новые. Они по мере поступления должны быть внесены в приходно-расходную книгу трудовых книжек.
Обратите внимание! Лимит бланков трудовых книжек и вкладышей в них законом не установлен. Определить его работодатель вправе самостоятельно, учитывая при этом текучесть кадров, штатную численность, количество открытых вакансий, а также сроки поставки бланков.
Лицу, ответственному за ведение приходно-расходной книги учета трудовых книжек, необходимо вменить в обязанность ежемесячно представлять в бухгалтерию отчет о том, сколько и каких бланков имеется в наличии, суммах, взысканных за выданные и оформленные бланки с подтверждающими документами — приходными ордерами.
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Минтруд утвердит новый бланк трудовой книжки и порядок, как ее заполнять >>>
Как ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовой
Даже после 1 сентября 2021 года приходно-расходные книги по учёту бланков бумажных трудовых книжек можно вести по унифицированной форме 1 это приложение №2 к Инструкции. В журнале учёта двенадцать граф. Для каждой операции предусмотрена отдельная строка.
- При внесении каждой записи в графе 1 указывается порядковый номер. Нумерация в книге сквозная, начиная с «1».
- В графах 2-3 проставляется дата. Как и при заполнении трудовой книжки, используются только арабские цифры, формат даты: ДД, ММ, ГГГГ. Если проводится операция постановки бланков на учет, в качестве даты указывается дата договора поставки, при операции расхода — дата подачи заявки. Если бланк был испорчен, его списывают по акту и в этом случае в качестве даты указывается дата составления акта.
- В графе 5 необходимо указать наименование компании-поставщика бланков или реквизиты получателя.
- В графу 6 вносится информация о документах, на основании которых бланки были приняты или израсходованы. В случае списания испорченного бланка в этой графе указывается наименование и реквизиты соответствующего акта.
- Операции по приходу отражаются в графах 7-9. При этом количество бланков указывается с перечислением серии и номера каждого из них. Сведения по расходным операциям отражаются в графах 10-12.
Порядок ведения приходно-расходных книг по учету бланков трудовой
Законодатели решили отказаться от унифицированной формы журналов учета бланков, а также книги учёта движения трудовых книжек. Работодатели могут самостоятельно разрабатывать формы таких приходно-расходных книг. В документе должна фиксироваться информация обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей в неё. Основное требование — обязательно указать серию и номер каждого бланка.
Роструд уже уточнил, что самостоятельно разработать журнал учёта работодателю потребуется только в случае, когда нужно начать ведение новой книги по учету движения трудовых книжек. Например, когда заведенная ранее книга закончилась. Те журналы, которые действуют в настоящее время, работодатели вправе вести до их окончания.
Читайте по теме в журнале «Кадровое дело»: Обязательной формы книги учета трудовых больше нет. Что использовать взамен >>>
Как оформляется приходно-расходная книга трудовых книжек
И по старым, и по новым правилам, если приходно-расходную книгу учёта бланков ведёте в стандартном, бумажном виде, её листы нужно пронумеровать и прошнурвать. Для прошивки используется шпагат или прочная толстая нить, концы которой завязанные узлом, выводятся на задний разворот журнала и опломбируются для подтверждения целостности сведений об учете бланков.
Сургучную печать или пломбу можете больше не использовать — таких требований в новых правилах нет. Если всё же решите пломбировать книгу, в качестве пломбы используйте наклеиваемый поверх концов нити квадрат бумаги, на котором укажете сведения о количестве страниц в книге. Бумажную пломбу заверьте подписью ответственного лица и печатью предприятия, которую используете для документов.
Образец оформления бумажной пломбы приходно-расходной книги по трудовым книжкам
Когда и как закрывается приходно-расходная книга по учёту бланков трудовой
Приходно-расходная книга трудовых книжек — учетная форма. В соответствии с Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 срок её хранения — пять лет. Поэтому целесообразно ежегодно открывать новую приходно-расходную книгу и начинать записи в ней с порядкового номера 1. Это позволит своевременно утилизировать те журналы, срок хранения которых уже истек. А ту приходно-расходную книгу учета бланков, которую вели в прошедшем году, нужно закрыть в первые рабочие дни нового года.
Чтобы обеспечить неизменяемость и сохранность сведений в приходно-расходной книге, в неё нужно внести итоговую запись. В ее тексте указать общее количество внесенных в журнал записей и заверить его подписью ответственного лица.
Читайте в журнале «Кадровое дело»: Потеряли трудовую книжку работника. Как оформить титул и разделы дубликата по новым правилам >>>
- Открыт доступ во все справочные системы и журналы — достаточно ввести свой вопрос в поисковую строку
- Профильные эксперты ответят на вопросы адресно и обратятся за комментариями в нужные ведомства
- Все документы хранятся в единой базе под надёжной защитой
- В одном месте собраны все необходимые для работы бланки, шаблоны и образцы — осталось только скачать и заполнить под себя