Реквизит «Адресат»: как правильно оформить

На каких документах проставляется реквизит «Адресат» по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквизит «адресат» проставляют на документах, которые направляют в другие структурные подразделения предприятия и сторонние организации. Реквизиты — это элементы оформления организационно-распорядительных документов, обеспечивающие не только их информативность, но и юридическую значимость.

Адресат — обязательный реквизит. Описание, оформление и расположение таких реквизитов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016, действующим с 1 июня 2018 года. До этого реквизиты оформляли по ГОСТ Р 6.30-2003. В новом ГОСТ номер этого реквизита — 15. Новый ГОСТ установил несколько иные требования к оформлению этого реквизита. Теперь, если адресатом является юридическое лицо, инициалы его руководителя указывают после фамилии. В отношении адресатов-физических лиц это требование действовало и ранее, оно осталось без изменений. То есть, теперь в реквизите адресат инициалы ставят всегда после фамилии, независимо от тому, юридическому или физическому лицу адресовано отправление.

Оформление реквизита «Адресат» по старому и новому ГОСТу

Эксперты журнала «Справочник секретаря» составили подробную таблицу сравнений реквизитов в старом и новом ГОСТе. Смотрите её в статье Новый ГОСТ по делопроизводству. Что в документах с 1 июля будем оформлять по-новому

Оформление реквизита «Адресат»: в каком случае считать, что он правильно оформлен

Чтобы оформление реквизита соответствовало требованиям стандарта, недостаточно только указать инициалы после фамилии. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат», определяет и то, как оформлены и что содержат информационные блоки, которые составляют этот реквизит. Это такие информационные блоки:

• наименование предприятия, учреждения и организации в именительном падеже;
• если адресат — должностное лицо, то наименование его должности в дательном падеже;
• если адресат — физическое лицо, то его фамилия и инициалы в дательном падеже;
• почтовый адрес с указанием почтового индекса.

Какой из этих блоков войдет в состав реквизита «адресат», определяется в каждом конкретном случае. Это зависит от вида документа и того, кому он адресован.

Реквизит «Адресат» пример оформления по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Скачайте таблицу полностью

То, в каком случае правильно оформлен реквизит, определятся и тем, какое количество адресатов в нём указано. Верно оформленный реквизит предполагает наличие не более четырех адресатов. При этом слово «копия» перед всеми последующими адресатами писать не нужно. Если получателей больше, нужно составить перечень рассылки, а почтовый адрес указывать только в документе, который направили конкретному респонденту. Остальных получателей документа нужно перечислить списком без указания адреса. Это нужно для информирования всех респондентов о том, в какие адреса и кому еще был направлен данный документ.

Реквизит «адресат»: пример правильного заполнения

Скачайте больше образцов в журнале

Требования к содержанию реквизита «адресат»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 внёс некоторые изменения в правила оформления реквизита. В реквизите «адресат» инициалы ставят всегда после фамилии независимо от того, кому адресован документ — должностному или физическому лицу. Допускается использовать сокращения при написании слов «господин» или «госпожа»: г-н, г-жа. Если документ направляют по факсу или на адрес электронной почты, нужно указывать только номер факса или адрес электронной почты.

Памятка по заполнению реквизита «Адресат»

Скачайте памятку полностью

Содержание реквизита «адресат» зависит от того, внутренний или внешний документ. Если он внутренний, достаточно указать наименование должности, фамилию и инициалы сотрудника, которому он адресован. В наименование должности должно войти и наименование структурного подразделения, например:

Если документ — часть внутренней рассылки, можно не перечислять в реквизите «адрес» делового письма каждого получателя отдельно. Можно указать «Руководителям структурных подразделений» и перечислить отделы-адресаты.

Адресат — обязательный реквизит при оформлении внешних документов. В этом случае указывают должность и фамилию лица, который возглавляет организацию, в которую направляют документ. Если они неизвестны, достаточно указать наименование предприятия и его почтовый адрес. Адрес не указывают при оформлении внутренних документов. Можно пропустить этот пункт и на внешнем отправлении, когда адресат:

• группа однородных организаций, как правило, подведомственных;
• вышестоящая организация, органы власти и управления;
• постоянный респондент.

Если получатель документа — разовый респондент, почтовый адрес в реквизите «адресат» заполняют полностью, с указанием почтового индекса. Его всегда указывают под наименованием получателя документа. Есть требования к заполнению сведений о почтовом адресе, установленные п. 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Как оформить реквизит «Адресат» в письме физлицу

Скачайте шпаргалку в журнале

При указании почтового адреса информацию вносите в такой последовательности:

• название улицы, номер дома, номер строения (при наличии), номер офиса или квартиры;
• название населенного пункта;
• название района;
• название региона — субъекта Федерации;
• название страны, если документ отправляется за границу;
• почтовый индекс.

С 15 февраля 2022 года вступил в силу приказ Минфина от 23.12.2021 № 220н. Теперь в правилах есть сокращенное наименование федеральной территории — ф.т.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 разрешает центрировать реквизит «Адресат» относительно той его строки, что имеет наибольшую длину:

Пример оформления реквизита «Адресат» в письме

Как оформить письмо без ошибок, узнайте в журнале

Где располагается реквизит «Адресат» на документе

ГОСТ регламентирует расположение основных реквизитов на листе и границы их зон. Это важное условие правильного оформления и гарантия юридической значимости документа. Реквизит адресат оформляется соответствии со схемой расположения основных реквизитов.

Как видим, есть довольно строгие требования к оформлению реквизита «адресат». При этом состав реквизитов зависит от вида документа и того формуляра, который установлен для каждого из видов. Чтобы сделать работу исполнителей документов проще, есть смысл разработать на предприятии локальный нормативный акт. Например, Инструкцию о делопроизводстве. В этом документе можно подробно описать правила оформления каждого из реквизитов и описать случаи, когда их заполнение является обязательным.

Что касается заполнения сведений о получателе, укажите:

• на каких документах проставляется реквизит «адресат»;
• случаи, когда в нем необходимо указать почтовый адрес;
• требования по его написанию.

Такой локальный нормативный акт, составленный с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 станет основным регламентом, устанавливающим четкие требования к оформлению элементов документов. Его можно будет использовать при разработке бланков тех документов, которые часто используют в системе делопроизводства вашего предприятия.