Чтобы избежать штрафов за нарушения при ведении воинского учета, ведите журналы регистрации, с помощью которых можно контролировать весь процесс регистрации военнообязанных и отчетности по ним. Расскажем, какие журналы по воинскому учету должна вести компания, как их оформить и что в них фиксировать.
- Журналы по воинскому учету в организации
- Журнал проверок осуществления воинского учёта и бронирования
- Журнал учёта листков сообщений и корешков к ним
- Журнал бланков специального воинского учёта
- Журнал регистрации исходящих документов воинского учёта
- Журнал учёта карточек №10
- Журнал повесток в военкоматы
- Журнал направления работников в военкоматы
- Журнал ознакомления работников, пребывающих в запасе, с Положением о воинском учете
Журналы по воинскому учету в организации
Обязанность по ведению воинского учета возложена на всех работодателей, даже тех, у кого сейчас в штате нет военнообязанных сотрудников, ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ. Исключение сделано только для индивидуальных предпринимателей, даже если у них есть наемные работники.
Основными документами, регламентирующими воинский учет и делопроизводство по нему, являются:
- Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета, — приложение к приказу Министра обороны Российской Федерации от 22 ноября 2021 года № 700, далее — Инструкция № 700;
- Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях. Утвержденные Генеральным штабом Вооруженных сил РФ от 11.07.2017, далее — Рекомендации.
Какие бывают журналы по воинскому учету
Согласно этим регламентам, работодателю необходимо издавать и хранить приказы, переписку с военным комиссаром, заполнять карточки учета военнообязанных и своевременно отчитываться перед военкоматом. Систематизировать документооборот в этой сфере без специальных журналов по воинскому учету невозможно. Все журналы учета документов воинского учета можно подразделить на две группы:
- обязательные — сюда относятся те, которые упоминаются в Инструкции № 700 и Рекомендациях: журнал проверок осуществления воинского учёта и бронирования, учёта листков сообщений и корешков к ним, бланков специального воинского учёта;
- необязательные — их закон вести не обязывает, но которые военкомат может затребовать при проведении проверки и которые облегчают ведение воинского учета и являются подтверждением того, что работодатель неукоснительно соблюдает свои обязанности по регистрации и работе с военнообязанными сотрудниками.
Некоторые обязательные журналы по воинскому учету в организации ведутся по унифицированной форме, как например, журнал проверок состояния воинского учета в организации, некоторые — нет. Форму и образец заполнения журналов по воинскому учету, которые не относятся к обязательным или не имеют унифицированной формы, работодатель должен утвердить в своей учетной политике.
Сколько хранить журналы по воинскому учету
Сроки хранения журналов по воинскому учету установлены не для всех книг регистрации. Так, журналы проверок осуществления воинского учета должны храниться в течение пяти лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (ст. 459 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Поэтому рекомендуем и другие журналы по ведению воинского учета хранить в архиве организации не менее 5 лет.
Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования
Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, относится к категории обязательных журналов по воинскому учету. Он имеет унифицированную форму, она приведена в приложении № 29 к Инструкции № 700.
В журнал проверок состояния воинского учета вносят сведения о проверках, проводимых военкоматом, выявленных нарушениях и предписаниях об их устранении. Это основной документ, подтверждающий проведение работодателем «работы на ошибками», поэтому к его оформлению предъявляются те же требования, что и к другим книгам учета. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации (п. 62 Инструкции № 700).
Журнал проверок осуществления воинского учета: образец
Если организация ведет журнал проверок воинского учета, вопрос о том, как прошить эту книгу учета решается в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело». Для этого также можно использовать брошюровочные машины или биндеры.
Журнал учёта листков сообщений и корешков к ним
Журнал выдачи листков сообщений по воинскому учету также относится к категории обязательных. В этой книге учета фиксируют факт выдачи военнообязанным сотрудникам листка сообщения об изменении сведений. Журнал учета листков сообщений по воинскому учету не имеет унифицированной формы, оформить его можно в произвольной форме, указав в графах:
- ФИО сотрудника;
- должность и подразделение;
- воинское звание;
- дату выдачи листка;
- дату возвращения корешка.
Образец журнала учёта листков сообщений и корешков к ним 
Скачайте образец полностью
Требования к оформлению этого журнала по воинскому учету в организации общие: он должен быть пронумерован, прошнурован, опломбирован. На заверительной надписи должна стоять подпись ответственного за воинский учет в компании или ее руководителя (приложение 13 к Рекомендациям).
Читайте по теме в журнале «Кадровое дело»: Что учесть при отправке сообщения в военкомат о военнообязанном сотруднике
Журнал (книга) учёта бланков специального воинского учёта
Такие книги регистрации обязаны вести не все работодатели. Наличие журнала учета бланков специального воинского учета по форме № 13 из Рекомендаций требуется только в тех компаниях, которые имеют право оформить бронь своим сотрудникам. В этот журнал вносят сведения о приёме и передаче оформленных удостоверений и извещений об отсрочке от призыва (п. 17 приложения 17 к Рекомендациям).
Обратите внимание! С 2025 года действуют новые правила бронирования сотрудников, утвержденные Постановлением Правительства от 05.06.2024 № 766с (в открытом доступе документа нет). Брони, оформленные до 5 июня 2024 года, действовали только до 21 марта 2025 года. Теперь бронирование может быть оформлено и по индивидуальным спискам отдельно по каждому предприятию, по которым можно будет забронировать до 95 процентов военнообязанных сотрудников
Поскольку унифицированной формы этот журнал ведения воинского учета не имеет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. В бланк включите следующую информацию:
- дата приема/передачи бланка №13;
- от кого и по какому документу получен бланк или кому и на основании какого документа он выдан;
- приход: количество бланков, их серии и номера;
- расход: количество израсходованных извещений и удостоверений. Серии и номера расходуемых бланков нужно обязательно перечислить в сопроводительных письмах, с которыми они направляются военному комиссариату. Копии сопроводительных писем подшивают и хранят в переходящем деле организации как оправдательные документы;
- оставшееся количество извещений и удостоверений.
Книга (журнал) по учёту бланков специального воинского учёта (форма № 13)
Журнал регистрации исходящих документов воинского учёта
Обязательное наличие этого журнала регистрации документов воинского учета законом не оговаривается, но ответственному за ведение такого учета полезно иметь книгу, в которой будет регистрироваться исходящая и входящая корреспонденция. Поэтому, принимая решение о том, какие журналы должны быть по воинскому учету в организации, руководитель может включить в перечень книг учета и этот журнал. В нем нужно будет регистрировать переписку с военкоматом, всю отсылаемую корреспонденцию — уведомления о приёме и увольнении сотрудников, сведения о гражданах, которые обязаны состоять на воинском учёте и т.п. В него также вносят данные о письмах и запросах, полученных от военного комиссара и из военкомата. Регистрация таких писем позволит проконтролировать своевременность подготовки ответов.
Как любой журнал регистрации исходящей/входящей корреспонденции, журнал должен содержать информацию о:
- исходящем номере документа;
- его наименовании и теме;
- адресе получателя или адресата;
- количестве экземпляров;
- по желанию — кратком содержании документа или цели его составления;
- способе отправки;
- примечания и памятки.
Журнал учёта карточек граждан, подлежащих воинскому учёту, по форме №10
На каждого военнообязанного сотрудника компании нужно завести карточку гражданина, подлежащего воинскому учету. Все оформленные на сотрудников карточки нужно зарегистрировать в специальном журнале. Его форму работодатель также разрабатывает самостоятельно. В журнал учета карточек граждан, подлежащих воинскому учету, внесите следующие данные:
- регистрационный номер карточки;
- ФИО и дату рождения сотрудника;
- воинское звание;
- ВУС;
- структурное подразделение;
- движение карточек (находится в картотеке общего или специального учета/ снят с учета);
- графа для примечаний.
Журнал учёта карточек №10: образец
Журнал повесток (оповещения сотрудников о вызовах в военкоматы)
Военкоматы могут направить повестку призывнику по адресу его работодателя, в организацию. Повестку нужно будет вручить сотруднику под подпись, абз. 1 п. 1 ст. 4 Закона № 53-ФЗ и, если этого не сделать, руководителя или ответственного за воинский учет сотрудника оштрафуют на сумму от 40 000 до 50 000 руб., компанию — от 350 000 до 400 000 руб., ст. 21.2 КоАП.
То, что повестка была вручена работнику, можно подтвердить ее копией с подписью сотрудника. Но удобнее завести журнал учета повесток и регистрировать их там (п. 18 приложения к приложению № 1 Рекомендаций). Этот журнал вы также можете составить в свободной форме.
Журнал оповещения гражданина о вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов
Обратите внимание! Работник, который получил повестку в военкомат, обязан туда явиться. За отказ от явки по повестке без уважительной причины сотрудника могут оштрафовать на сумму до 30 тысяч рублей, а если уклоняется от медобследования — до 25 тысяч рублей. Работодатель, в свою очередь, оплатить работнику то время, которое будет затрачено на поход в военкомат.
Журнал направления работников в военкоматы
Отсутствие документов воинского учета не является препятствием для трудоустройства, но работодатель обязан известить о таком новичке военкомат.
Читайте в изданиях Актион Кадры и HR: В Минобороны разъяснили, в какой военкомат сообщать о военнообязанных. Варианты действий
Работника, у которого нет документов воинского учета, хотя по возрасту он попадает в категорию военнообязанных, нужно направить в военкомат для получения таких документов. Поэтому компании потребуется завести специальный журнал, в котором будут фиксироваться факты направления в военкомат сотрудников, у которых нет отметок в паспорте об отношении к воинской обязанности или отметок в военном билете о постановке на воинский учёт.
Журнал направления граждан в военный комиссариат
Журнал учета разъяснений обязанностей воинского учета
Работодателей обязали проводить с сотрудниками, подлежащими воинскому учету, разъяснительную работу. Работник, назначенный ответственным за ведение воинского учета в организации должен оповещать сотрудников об их обязанностях по воинскому учету, а также информировать об ответственности за неисполнение указанных обязанностей.
В частности, ответственный сотрудник обязан довести до сведения работника, пребывающего в запасе, содержание статей 50 и 51 Положения о воинском учете, а также статьи 21 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Положение содержит сведения об обязанностях граждан по воинскому учету, а КоАП — устанавливает ответственность за несоблюдение этих обязанностей.
Принимая решение о том, какие журналы нужны по воинскому учету, рекомендуем включить в перечень специальный журнал, в котором работники будут ставить свои подписи, подтверждая тем самым, что они ознакомлены с этими правоустанавливающими документами.
Журнал доведения ст. 50-53 Положения о воинском учете, ст. 21 КоАП до граждан, пребывающих в запасе
