Запись о приеме на работу работодатель вносит в бумажную трудовую книжку нового сотрудника. Поскольку трудовая книжка является документом, которым подтверждается пенсионный стаж, к оформлению ее предъявляются строгие правила.
Как заполнить трудовую книжку при приеме на работу: образец записи
С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, трудовые книжки оформляют только в электронном виде. У владельцев бумажных трудовых книжек есть выбор — продолжать вести этот документ на бумаге или же написать заявление и вести книжку в цифровой форме. Многие работники предпочли сохранить бумажные трудовые книжки и сведения о их трудовой деятельности работодатель фиксирует как на бумаге, так и в электронном виде. Для всех работающих россиян перевод на электронный формат трудовой добровольный и может быть оформлен только с согласия сотрудника.
Вести бумажные трудовые книжки и вносить в них записи обязаны все работодатели по основному месту работы. Совместителям оформление трудовой книжки при приеме на работу производится только по желанию самого работника. Запись в трудовой при приеме на работу должны вносить:
- юридические лица;
- индивидуальные предприниматели;
- частные нотариусы;
- адвокаты, которые учредили адвокатские кабинеты.
К исключениям закон относит только работодателей-физических лиц, которые действуют без образования ИП.
В Системе Кадры вы найдете образцы записи в трудовую книжку на любые случаи: от приема и увольнения, до премирования и перевода:
Скачайте образцы в Системе Кадры >>>
Запись в трудовой о приеме на работу нужно внести только на шестой рабочий день нового сотрудника, не раньше. Это следует части 3 статьи 66 ТК, пункта 2 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее — Порядок № 320н). Заполняет книжку сотрудник, в чьи должностные обязанности входит ведение трудовых книжек. Как правило, это кадровик или лицо, назначенное ответственным приказом руководителя.
Прием на работу трудовая книжка: образец
Запись о приеме на работу в трудовую книжку вносят по правилам, установленным пунктом 10 Порядка № 320н. В графе 3 раздела трудовой книжки «Сведения о работе» укажите полное и сокращенное название организации. Кавычки использовать можно. Эту запись можно сделать штампом. Нумеровать ее не нужно.
В графе 1 поставьте порядковый номер записи, а в графе 2 — дату приема на работу. Для числа, месяца и года предусмотрены отдельные поля. В графе 3 проставьте отметку о том, что сотрудник принят или назначен на должность, специальность, профессию, укажите соответствующую квалификацию по должности. Должно укажите так, как она называется. Используйте родительный или творительный падеж в зависимости от формулировки. Если структурное подразделение, в которое принят работник, указано в трудовом договоре и приказе о приеме на работу, то его также нужно указать в графе 3. Аббревиатуру или сокращения при указании структурного подразделения использовать запрещается.
Раньше документом, на основании которого гражданин считался принятым на работу, был приказ о его приеме. Теперь документом, подтверждающим факт трудоустройства, является трудовой договор.
Приказ о приеме на работу — необязательный документ. Если компания продолжает использовать его в своем документообороте, приказ издают на основании трудового договора, заключенного с сотрудником. В этом случае в графе 4 указывают дату и номер приказа или решения, на основании которого вносите запись о приеме. Если компания больше не издает приказы о приеме на работу, в трудовой книжке укажите реквизиты трудового договора, например: «Трудовой договор от 19.02.2024 №15».
Трудовая книжка (фрагмент). Запись о приеме на работу, если в компании не оформляют приказы о приеме
Если работник уволился из организации и трудоустраивается в нее повторно, запись о приеме на работу оформляется по тому же образцу и правилам, с указанием наименования работодателя.
Если сотрудника принимают на работу в порядке перевода из другой организации, в графе 3 раздела трудовой книжки «Сведения о работе» укажите наименование своей компании. Графы 1 и 2 заполните в общем порядке, а в графе 3 напишите, что работник принят или назначен на должность в порядке перевода из другой организации. В графе 4 укажите реквизиты приказа или решения, на основании которого вносите запись о приеме.
Сведения в трудовую книжку вносите построчно, на полях никакие записи делать нельзя. Если запись не поместилась на одной строке, переносите ее на следующую по правилам переноса русского языка, то есть по слогам.
Обратите внимание! В трудовой книжке не указывают, что с сотрудником трудовой договор заключен на временной основе или то, что он будет работать в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях. А вот указать, что он будет работать вахтовым методом, нужно обязательно.
Как исправить ошибку в трудовой книжке, если неправильно внесли запись о приеме
Оформляя прием на работу в трудовой книжке, кадровик может допустить ошибку. Если ошибку при заполнении трудовой книжки действующего работника допустил кто-то из бывших работодателей, оформите дубликат документа. Новичка, который только трудоустраивается, направьте к прежнему работодателю за дубликатом.
Когда оформляете дубликат трудовой книжки, учтите, что исправления на титульном листе не допускаются, кроме случаев смены фамилии. И если внесли запись в титульный лист с ошибкой или расписались вместо работника в графе «Подпись владельца книжки», испорченный бланк нужно уничтожить с составлением соответствующего акта и выдать сотруднику новый.
Если в трудовой книжке при внесении записи о приеме на работу допустили ошибку, в графе 1 проставьте следующий порядковый номер за последней записью. В графу 2 внесите дату записи, а в графе 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем в графу 3 внесите верную запись, а в графе 4 повторите номер приказа, на основании которого неверно внесли запись в трудовую книжку.
Трудовая книжка прием на работу: образец внесения исправлений
В случае, когда неправильно указали дату, номер приказа или трудового договора, запись внесите без изменений, а в графе 4 укажите верные реквизиты. Если же приказ был отменен, поскольку в нем была допущена ошибка, в графе 4 укажите дату и номер отменившего его приказа. Эта схема используется для исправления всех неточных или ошибочных данных, в том числе при внесении записей о переводе, увольнении, награждениях (пункт 12 Порядка № 320н).
Когда сотрудник после подписания трудового договора так и не появился на рабочем месте, а запись о приеме на работу в его трудовую книжку уже внесли, ее можно аннулировать.
Трудовая книжка. Признание записи о приеме на работу недействительной
Как быть, если вовремя не оформили дубликат сотруднику
Отказать работнику в трудоустройстве на основании того, что у него нет трудовой книжки, нельзя. В этом случае он должен написать заявление о выдаче трудовой книжки и обязательно указать в ней причину отсутствия документа (части 4, 5 статьи 65 ТК). Выдать сотруднику новую трудовую книжку с записью о приеме на работу работодатель обязан на шестой день работы сотрудника (пункт 2 Порядка № 320н).
Но учтите, что если трудовая книжка не была своевременно оформлена, задним числом выдать ее уже будет нельзя, ведь бланки трудовых книжек регистрируют в специальном журнале учета движения и хранения трудовых книжек, а на титульном листе указывают дату его заполнения. В этой ситуации в трудовую книжку запись о приеме на работу вносят в особом порядке:
- в графе 1 укажите порядковый номер записи — «1»;
- в графе 2 проставьте текущую дату;
- в графу 3 внесите запись о приеме на работу и дату приема на работу, по аналогии с пропущенной записью;
- в графе 4 укажите реквизиты приказа о приеме на работу или трудового договора.
- Как внести изменения и исправления в трудовую книжку
- Как поступить, если при внесении записи о приеме на работу в трудовую книжку не указали название организации
- Как аннулировать трудовой договор, если сотрудник не вышел на работу в срок, указанный в договоре
- Кто должен исправить в трудовой книжке сотрудника неверную запись о работе или награждении