-
-
-
×
Получить доступ к сайту

Это профессиональный сайт для секретарей и офис-менеджеров. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи и образцы документов в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и получить полный доступ. Это займет всего минуту.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Это быстро и бесплатно
Зарегистрироваться

Как создать оглавление и указатель в документе MS Word 2007?

16 апреля 2016
1383
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

В больших документах, таких, как уставы, положения, инструкции, регламенты, и во многих других для удобства работы создаются такие элементы документа, как оглавление и указатель. Какие возможности предоставляет MS Word 2007 для создания данных элементов? 

Ответ

Оглавление.  Прежде чем приступить к формированию оглавления, необходимо подготовить текст. Для этого нужно названия глав, разделов, подразделов оформить с помощью стилей Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д.  Желательно, чтобы в данных стилях были настроены параметры многоуровневого списка, т.е. названия глав, разделов и т. д. нумеровались автоматически.

После выполнения этого условия процедура формирования оглавления довольно проста:

1.     Установите курсор там, где необходимо поместить оглавление. Обычно оглавление располагается на следующем листе после титульного. Напечатайте текст «Содержание» и установите для него выравнивание по центру.

2.     Перейдите на ленту Ссылки и в группе Оглавление нажмите одноименную кнопку.

3.      В раскрывшемся меню представлены два варианта автособираемых оглавлений, т. е. оглавлений, которые будут включать те абзацы текста, которые оформлены соответствующими стилями: Заголовок 1, Заголовок 2 – и иметь тот вид, который представлен, а также одно ручное оглавление, которое, по сути, является шаблоном для впечатывания названий глав, разделов и т. п.  

У автособираемого оглавления есть существенное преимущество, которое и делает его действительно полезным при работе с большим документом – его можно автоматически обновлять. После редактирования документа – добавления или удаления фрагментов текста – соответствие названий глав (разделов и подразделов) и номеров страниц может измениться, т. е. структурные элементы текста могут уже располагаться на других страницах. Процесс ручного проставления страниц в оглавлении трудоемок и неэффективен. Обновление автособираемого оглавления занимает несколько секунд (см. пункт Обновление оглавления).

4.                Если предложенные в меню кнопки Оглавление варианты не удовлетворяют, выберите в этом же меню команду Оглавление – откроется одноименное окно. В нем можно:

·         увидеть образцы как печатного документа, то есть документа, который читатели получат в печатном виде, так и веб-документа – документа, читаемого в электронном виде;

·         установить отображение номеров страниц в оглавлении, установить их расположение – Номера страниц по левому краю (в противном случае номера страниц располагаются сразу после названия пункта), а также выбрать заполнитель – символ, который будет повторяться от названия пункта до номера строки;

·         выбрать один из вариантов формата оглавления в раскрывающемся списке Форматы;

·         указать количество уровней заголовков, включаемых в оглавление.

В оглавление могут входить только названия глав и разделов, то есть уровни 1 и 2. В некоторых документах формируют два оглавления: одно – содержащее только названия глав; второе – детальное, содержащее все необходимые пункты.

Как правило, бывает так, что в оглавление необходимо собрать не только названия глав, разделов основного текста, но и такие названия разделов, как Введение, Заключение, Перечень иллюстраций, Приложения. Данные названия разделов не нумеруются, соответственно для их форматирования нежелательно использовать стили Заголовок 1, Заголовок 2, которые мы с целью автоматической нумерации оформили как многоуровневые списки. Чтобы включить названия этих разделов в оглавление, необходимо:

·         оформить в тексте эти заголовки любым приемлемым стилем или создать новый стиль специально их оформления;

В идеале параметры форматирования данного стиля должны полностью совпадать с параметрами форматирования стиля Заголовок 1 за исключением нумерации, то есть новый стиль может быть основан на стиле Заголовок 1, но в Параметрах настройки списка нужно выбрать нет.

·         открыть окно «Параметры оглавления»: лента Ссылки – группа Оглавление – кнопка Оглавление – пункт меню Оглавление – окно Оглавление – кнопка Параметры и в списке Доступные стили выбрать тот, с помощью которого мы форматировали соответствующие названия разделов, и указать напротив в поле Уровень1, после чего слева от наименования данного стиля появится галочка – мы приравняли данный стиль к стилю Загловок 1. Фрагменты текста, оформленные данным стилем, будут включаться в оглавление наряду с названиями глав, отформатированных стилем Заголовок 1;

·         после любых произведенных изменений оглавление нужно обновлять.

Обновление оглавления

Чтобы обновить автособираемое оглавление, установите курсор в текст оглавления – текст оглавления выделится серым цветом, выполните одно из следующих действий:

·         нажмите клавишу F9;

·         нажмите команду Обновить таблицу, появившуюся слева вверху над рамкой оглавления;

·         щелкните правой кнопкой мыши по тексту оглавления – появится контекстно-зависимое меню – выполните команду Обновить поле;

·         в группе Оглавление ленты Ссылки выполните команду Обновить таблицу.

В результате любого из предложенных вариантов будет открыто окно Обновление оглавления. Если известно, что названия глав и разделов не менялись, не появились новые разделы и не были удалены некоторые из существовавших, то можно выбрать опцию Обновить только номера страниц, в противном случае следует выбрать Обновить целиком.

Удаление оглавления

Чтобы удалить оглавление, на ленте Ссылки в группе Оглавление нажмите кнопку Оглавление и в открывшемся меню выберите команду Удалить оглавление.

Указатель

Указатель – это алфавитный перечень терминов и важных понятий  с указанием номеров страниц, на которых данные термины располагаются.

Технология формирования указателя во многом аналогична технологии создания оглавления.

Определение элемента указателя

Чтобы текстовый процессор «знал», какие слова и словосочетания должны быть включены в указатель, их надо предварительно определить.

Для этого нужно выделить в тексте соответствующее слово или группу слов и нажать кнопку Пометить элемент группы Предметный указатель ленты Ссылки, после чего будет открыто окно Определение элемента указателя, в котором в поле основной уже будет представлено данное слово или группа слов. Теперь нужно выбрать одну из кнопок Пометить/ Пометить все.

В первом случае в сформированном указателе будет представлен номер только той страницы, на которой располагается данный, выделенный нами термин, а во втором – будут указаны все номера страниц, на которых встречается данное слово или словосочетание.

Точно также нужно пометить все термины, которые предполагается включить в указатель. Можно, не закрывая данного окна, выделять по очереди все необходимые термины и щелкать в поле основной, после чего нажимать одну из кнопок Пометить/Пометить все, до тех пор пока все термины не будут помечены.

Иногда бывает необходимо объединять элементы указателя в группы, например: есть группа «виды документов», в которую входят «постановления», «правила», «приказы». Чтобы сформировать такие группы, откройте окно Определение элемента указателя и в поле основной впечатайте обобщающий термин, а в поле дополнительный скопируйте из текста документа то слово или словосочетание, которое должно быть представлено в указателе. Точно также поступите с другими терминами, входящими в группу.

Формирование указателя

После того как все элементы указателя определены, можно приступать к формированию указателя. Установите курсор в ту позицию в тексте, в которой должен появиться указатель, нажмите кнопку Предметный указатель в одноименной группе ленты Ссылки.

В открывшемся окне Указатель можно:

·         выбрать формат указателя в одноименном раскрывающемся списке;

·         выбрать расположение номера страницы и заполнитель от элемента указателя до номера страницы;

·         настроить тип указателя: с отступом/без отступа – данные настройки актуальны для групп терминов;

·         настроить количество колонок в указателе;

·         увидеть макет указателя в соответствии с выбранными настройками;

·         нажав кнопку Пометить, выбрать элементы указателя;

·         выполнить Автопометку.

Автопометка – очень удобный инструмент пометки элементов указателя, если уже существует файл, содержащий перечень необходимых терминов. Нажмите кнопку Автопометка и открывшемся окне выберите файл, содержащий термины, нажмите кнопку ОК и все перечисленные в данном файле слова будут помечены.

Редактирование и форматирование элементов указателя

Иногда бывает необходимо отредактировать элементы указателя, скажем, если они употребляются в тексте не в основной форме. Для этого нужно, например:

1.     Включить режим отображения скрытых символов – кнопка Как создать оглавление и указатель в документе MS Word 2007?группы Абзац ленты Главная – после помеченных в тексте элементов появятся коды пометки { ХЕ “вид документа: постановлений”}.

2.     Непосредственно в коде пометки изменить слово так, как это необходимо.

3.     Применив к коду пометки шрифтовое форматирование, можно получить соответствующее шрифтовое форматирование в указателе.

4.     После выполнения всего необходимого – форматирования, редактирования, удаления – выключите режим отображения скрытых символов: кнопка  Как создать оглавление и указатель в документе MS Word 2007? .

Чтобы удалить элемент указателя, нужно удалить код его пометки в тексте в режиме отображения скрытых символов и обновить указатель.

Обновление указателя

Обновить указатель можно точно так же, как обновить оглавление: установить курсор на любой фрагмент указателя – весь указатель выделится серым цветом, нажать кнопку F9 или в контекстно-зависимом меню выбрать команду Обновить указатель. Также можно обновить указатель, нажав одноименную кнопку в группе Предметный указатель ленты Ссылки.

Обратите внимание, все пункты автособираемого оглавления и элементы указателя работают как перекрестные ссылки, т. е., удерживая клавишу CTRL, можно щелкнуть левой кнопкой мыши данный пункт, и курсор переместится на название этого пункта непосредственно в тексте. Таким образом, мы получили не только довольно трудоемкие для ручного формирования элементы, но и средства навигации по документу.

Аналогичными компонентами оформления большого документа являются список иллюстраций и таблица ссылок.  

Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.