Вопрос
В больших документах, таких, как уставы, положения, инструкции, регламенты, и во многих других для удобства работы создаются такие элементы документа, как оглавление и указатель. Какие возможности предоставляет MS Word 2007 для создания данных элементов?
Ответ
Оглавление. Прежде чем приступить к формированию оглавления, необходимо подготовить текст. Для этого нужно названия глав, разделов, подразделов оформить с помощью стилей Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д. Желательно, чтобы в данных стилях были настроены параметры многоуровневого списка, т.е. названия глав, разделов и т. д. нумеровались автоматически.
После выполнения этого условия процедура формирования оглавления довольно проста:
1. Установите курсор там, где необходимо поместить оглавление. Обычно оглавление располагается на следующем листе после титульного. Напечатайте текст «Содержание» и установите для него выравнивание по центру.
2. Перейдите на ленту Ссылки и в группе Оглавление нажмите одноименную кнопку.
3. В раскрывшемся меню представлены два варианта автособираемых оглавлений, т. е. оглавлений, которые будут включать те абзацы текста, которые оформлены соответствующими стилями: Заголовок 1, Заголовок 2 – и иметь тот вид, который представлен, а также одно ручное оглавление, которое, по сути, является шаблоном для впечатывания названий глав, разделов и т. п.
У автособираемого оглавления есть существенное преимущество, которое и делает его действительно полезным при работе с большим документом – его можно автоматически обновлять. После редактирования документа – добавления или удаления фрагментов текста – соответствие названий глав (разделов и подразделов) и номеров страниц может измениться, т. е. структурные элементы текста могут уже располагаться на других страницах. Процесс ручного проставления страниц в оглавлении трудоемок и неэффективен. Обновление автособираемого оглавления занимает несколько секунд (см. пункт Обновление оглавления).
4. Если предложенные в меню кнопки Оглавление варианты не удовлетворяют, выберите в этом же меню команду Оглавление – откроется одноименное окно. В нем можно:
· увидеть образцы как печатного документа, то есть документа, который читатели получат в печатном виде, так и веб-документа – документа, читаемого в электронном виде;
· установить отображение номеров страниц в оглавлении, установить их расположение – Номера страниц по левому краю (в противном случае номера страниц располагаются сразу после названия пункта), а также выбрать заполнитель – символ, который будет повторяться от названия пункта до номера строки;
· выбрать один из вариантов формата оглавления в раскрывающемся списке Форматы;
· указать количество уровней заголовков, включаемых в оглавление.
В оглавление могут входить только названия глав и разделов, то есть уровни 1 и 2. В некоторых документах формируют два оглавления: одно – содержащее только названия глав; второе – детальное, содержащее все необходимые пункты.
Как правило, бывает так, что в оглавление необходимо собрать не только названия глав, разделов основного текста, но и такие названия разделов, как Введение, Заключение, Перечень иллюстраций, Приложения. Данные названия разделов не нумеруются, соответственно для их форматирования нежелательно использовать стили Заголовок 1, Заголовок 2, которые мы с целью автоматической нумерации оформили как многоуровневые списки. Чтобы включить названия этих разделов в оглавление, необходимо:
· оформить в тексте эти заголовки любым приемлемым стилем или создать новый стиль специально их оформления;
В идеале параметры форматирования данного стиля должны полностью совпадать с параметрами форматирования стиля Заголовок 1 за исключением нумерации, то есть новый стиль может быть основан на стиле Заголовок 1, но в Параметрах настройки списка нужно выбрать нет.
· открыть окно «Параметры оглавления»: лента Ссылки – группа Оглавление – кнопка Оглавление – пункт меню Оглавление – окно Оглавление – кнопка Параметры и в списке Доступные стили выбрать тот, с помощью которого мы форматировали соответствующие названия разделов, и указать напротив в поле Уровень – 1, после чего слева от наименования данного стиля появится галочка – мы приравняли данный стиль к стилю Загловок 1. Фрагменты текста, оформленные данным стилем, будут включаться в оглавление наряду с названиями глав, отформатированных стилем Заголовок 1;
· после любых произведенных изменений оглавление нужно обновлять.
Обновление оглавления
Чтобы обновить автособираемое оглавление, установите курсор в текст оглавления – текст оглавления выделится серым цветом, выполните одно из следующих действий:
· нажмите клавишу F9;
· нажмите команду Обновить таблицу, появившуюся слева вверху над рамкой оглавления;
· щелкните правой кнопкой мыши по тексту оглавления – появится контекстно-зависимое меню – выполните команду Обновить поле;
· в группе Оглавление ленты Ссылки выполните команду Обновить таблицу.
В результате любого из предложенных вариантов будет открыто окно Обновление оглавления. Если известно, что названия глав и разделов не менялись, не появились новые разделы и не были удалены некоторые из существовавших, то можно выбрать опцию Обновить только номера страниц, в противном случае следует выбрать Обновить целиком.
Удаление оглавления
Чтобы удалить оглавление, на ленте Ссылки в группе Оглавление нажмите кнопку Оглавление и в открывшемся меню выберите команду Удалить оглавление.
Указатель
Указатель – это алфавитный перечень терминов и важных понятий с указанием номеров страниц, на которых данные термины располагаются.
Технология формирования указателя во многом аналогична технологии создания оглавления.
Определение элемента указателя
Чтобы текстовый процессор «знал», какие слова и словосочетания должны быть включены в указатель, их надо предварительно определить.
Для этого нужно выделить в тексте соответствующее слово или группу слов и нажать кнопку Пометить элемент группы Предметный указатель ленты Ссылки, после чего будет открыто окно Определение элемента указателя, в котором в поле основной уже будет представлено данное слово или группа слов. Теперь нужно выбрать одну из кнопок Пометить/ Пометить все.
В первом случае в сформированном указателе будет представлен номер только той страницы, на которой располагается данный, выделенный нами термин, а во втором – будут указаны все номера страниц, на которых встречается данное слово или словосочетание.
Точно также нужно пометить все термины, которые предполагается включить в указатель. Можно, не закрывая данного окна, выделять по очереди все необходимые термины и щелкать в поле основной, после чего нажимать одну из кнопок Пометить/Пометить все, до тех пор пока все термины не будут помечены.
Иногда бывает необходимо объединять элементы указателя в группы, например: есть группа «виды документов», в которую входят «постановления», «правила», «приказы». Чтобы сформировать такие группы, откройте окно Определение элемента указателя и в поле основной впечатайте обобщающий термин, а в поле дополнительный скопируйте из текста документа то слово или словосочетание, которое должно быть представлено в указателе. Точно также поступите с другими терминами, входящими в группу.
Формирование указателя
После того как все элементы указателя определены, можно приступать к формированию указателя. Установите курсор в ту позицию в тексте, в которой должен появиться указатель, нажмите кнопку Предметный указатель в одноименной группе ленты Ссылки.
В открывшемся окне Указатель можно:
· выбрать формат указателя в одноименном раскрывающемся списке;
· выбрать расположение номера страницы и заполнитель от элемента указателя до номера страницы;
· настроить тип указателя: с отступом/без отступа – данные настройки актуальны для групп терминов;
· настроить количество колонок в указателе;
· увидеть макет указателя в соответствии с выбранными настройками;
· нажав кнопку Пометить, выбрать элементы указателя;
· выполнить Автопометку.
Автопометка – очень удобный инструмент пометки элементов указателя, если уже существует файл, содержащий перечень необходимых терминов. Нажмите кнопку Автопометка и открывшемся окне выберите файл, содержащий термины, нажмите кнопку ОК и все перечисленные в данном файле слова будут помечены.
Редактирование и форматирование элементов указателя
Иногда бывает необходимо отредактировать элементы указателя, скажем, если они употребляются в тексте не в основной форме. Для этого нужно, например:
1. Включить режим отображения скрытых символов – кнопка группы Абзац ленты Главная – после помеченных в тексте элементов появятся коды пометки { ХЕ “вид документа: постановлений”}.
2. Непосредственно в коде пометки изменить слово так, как это необходимо.
3. Применив к коду пометки шрифтовое форматирование, можно получить соответствующее шрифтовое форматирование в указателе.
4. После выполнения всего необходимого – форматирования, редактирования, удаления – выключите режим отображения скрытых символов: кнопка .
Чтобы удалить элемент указателя, нужно удалить код его пометки в тексте в режиме отображения скрытых символов и обновить указатель.
Обновление указателя
Обновить указатель можно точно так же, как обновить оглавление: установить курсор на любой фрагмент указателя – весь указатель выделится серым цветом, нажать кнопку F9 или в контекстно-зависимом меню выбрать команду Обновить указатель. Также можно обновить указатель, нажав одноименную кнопку в группе Предметный указатель ленты Ссылки.
Обратите внимание, все пункты автособираемого оглавления и элементы указателя работают как перекрестные ссылки, т. е., удерживая клавишу CTRL, можно щелкнуть левой кнопкой мыши данный пункт, и курсор переместится на название этого пункта непосредственно в тексте. Таким образом, мы получили не только довольно трудоемкие для ручного формирования элементы, но и средства навигации по документу.
Аналогичными компонентами оформления большого документа являются список иллюстраций и таблица ссылок.